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Adressen von Geschäftspartnern eingeben

Geben Sie alle Daten zu einem Geschäftspartner (Kunde oder Lieferant) ein, um dann in anderen Programmbereichen darauf zugreifen zu können, z. B. beim Erstellen von Rechnungen u. Ä. Bei einer vollständig geführten Adressverwaltung lassen sich Belege oder Ein- und Ausgangsrechnungen in der Offene-Posten-Verwaltung in Sekundenschnelle erstellen, da die relevanten Daten wie Adressen oder Konten bereits vorliegen und übernommen werden können.

Eine Adresse in MonKey Office kann gleichzeitig ein Kunde (Debitor) und ein Lieferant (Kreditor) sein, alle dafür benötigten Angaben sind entsprechend doppelt vorhanden.

So öffnen Sie die Adressverwaltung:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Adressen, um die Adressverwaltung aufzurufen.

  2. Wählen Sie ggf. eine Kategorie.

  3. Über das Drop-down-Menü Details im unteren Bereich können Sie sich zu jeder Adresse verschiedene Daten anzeigen lassen:

    • Details

    • Verkaufsbelege

    • Einkaufsbelege

    • Debitorenrechnungen

    • Debitorenzahlungen

    • Kreditorenrechnungen

    • Kreditorenzahlungen

    • SEPA-Mandate

    Nur Modul PRO:

    • Ansprechpartner

    • Aktivität

    • Briefe

    Klicken Sie doppelt auf einen Vorgang in der Detailansicht, um in den entsprechenden Programmbereich zu wechseln.

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So legen Sie eine neue Kundenadresse an:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Adressen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
    Der Dialog Neue Adresse wird geöffnet. Über die linke Seite dieses Dialogs gelangen Sie in verschiedene Bereiche.

  3. Sie können auf der Seite Kennzeichen einen eigenen Matchcode und eine eigene Adressnummer für den Kunden eingeben.
    Ansonsten wird beides von MonKey Office automatisch erzeugt. Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für eine Adresse.

    Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise > Alle Nummernkreise > Stammdaten > Adresse definieren.

  4. Geben Sie unter Rechnungsanschrift alle notwendigen Angaben zu Anschrift, Ansprechpartner und sonstigen Kommunikationskanälen ein.

  5. Geben Sie bei Bedarf eine separate Lieferanschrift ein.
    Aktivieren Sie die Checkbox Lieferanschrift verwenden, wenn diese in Ausgangsrechnungen automatisch verwendet werden soll.

    Achten Sie in diesem Fall darauf, auch hier im Bereich Lieferanschrift einen Empfänger (Firma und/oder Person) einzugeben, da diese Daten sonst nicht auf den Belegen erscheinen.

    Außerdem kann hier die Standard-Lieferart hinterlegt werden.

  6. Geben Sie unter Kunde Faktura alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Kunden ein.

    1. Wählen Sie unter Status einen entsprechenden Eintrag aus, z. B. Aktiver Kunde.

      Bei Auswahl der Option Kein Kunde sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seite deaktiviert. Außerdem ist diese Adresse dann in der Auftragsverwaltung, also z. B. für die Belegerstellung, oder bei der Eingabe von offenen Posten nicht auswählbar.

    2. Das Debitorenkonto wird automatisch neu angelegt und zugewiesen.
      Um die Zuweisung manuell zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil vor der Feldbezeichnung und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.

    3. Wählen Sie das Finanzkonto aus, auf welches im Normalfall der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll.

    4. Wählen Sie unter Zahlungsbedingungen den gewünschten Eintrag aus.
      Hiermit legen Sie u. a. die möglichen Zahlungsarten für diesen Kunden fest.

  7. Klicken Sie auf OK, um die neue Adresse zu speichern.

Lieferantenadressen können Sie nach demselben Muster anlegen, mit Ausnahme der Bereiche Kunde Faktura und Kunde Bank. Stattdessen bearbeiten Sie die Bereiche Lieferant Faktura und Lieferant Bank.

Weiterführendes Thema: