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Allgemeine Vorgaben für Reiseberichte

Voraussetzungen:

So legen Sie die allgemeinen Vorgaben für Reiseberichte fest:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorgaben > Vorgaben.

  2. Klicken Sie im Bereich Reisekosten auf Allgemein.

  3. Sie können folgende Standardwerte festlegen, die dann beim Erfassen einer neuen Reise automatisch eingesetzt werden:

    • Standardreisende/-r

    • Standardreise: Wählen Sie eine Reisevorlage aus.

    • Startdatum: Sie können das aktuelle Datum, den Tag nach der letzten Reise oder den letzten Rückreisetag auswählen.

    • Anschrift des Reisenden als Startadresse übernehmen: Die Anschrift des ausgewählten Reisenden wird als Startort übernommen.

    Im Fall von widersprüchlichen Angaben überschreiben sich die festgelegten Standardwerte gegenseitig. Deshalb ist es in der Praxis meist nicht sinnvoll, an dieser Stelle alle potenziell möglichen Angaben vorzunehmen.

  4. Wählen Sie die Art der Berechnung der Übernachtungskosten:

    • Pauschal: An den Reisenden wird eine Übernachtungspauschale ausgezahlt.

    • Einzelbeleg: Die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten werden mittels Beleg abgerechnet.

    • Kombiniert: Bei einer Reise mit mehreren Übernachtungen werden teils die Pauschale und teils die tatsächlichen Kosten abgerechnet.
      Dabei kann für eine Übernachtung immer nur eine der beiden Berechnungsarten verwendet werden.
      Beispiel: Bei einer zweitägigen Reise wird eine Nacht pauschal erstattet und die zweite Nacht mit den tatsächlich angefallenen Kosten.

    Nach deutschem Steuerrecht ist für Unternehmer eine Erstattung der Übernachtungspauschale nicht zulässig. Die Abrechnung der Übernachtungskosten für Unternehmer muss immer über Einzelbelege erfolgen.

  5. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Abfragen, ob Reisen nach Buchungsexport entsprechend markiert werden sollen. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, bleibt der Exportstatus unverändert.

  6. Aktivieren Sie die Checkbox Bei Reisen über zwei Tagen Brummi-Regel anwenden, damit bei einer zweitägigen Reise ohne Übernachtung die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet werden.

  7. Klicken Sie auf Sichern.

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