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Artikel/Leistungen verwalten

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Das Modul REWE hilft Ihnen bei der Verwaltung der Artikel und/oder Leistungen, die Sie verkaufen oder aber extern einkaufen. So können Sie beim Erstellen von Verkaufs- oder Einkaufsbelegen bequem auf die darin hinterlegten Daten, wie etwa den Preis, zugreifen und Angebote oder Rechnungen in Sekundenschnelle erstellen. Zusätzlich steht Ihnen bei Bedarf auch eine Lagerverwaltung zur Verfügung, mit der Sie immer den Überblick über Ihren Lagerbestand behalten und sich z. B. bei Unterschreiten des Mindestbestands an eine Bestellung erinnern lassen können.

In folgendem Beispiel legen wir zuerst allgemeine Artikelvorgaben fest, legen dann eine Artikelgruppe Dienstleistungen Grafik an und zu guter Letzt die Leistung Logo-Erstellung, die wir der zuvor erstellten Artikelgruppe zuordnen.

Die Artikelverwaltung

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Artikel und Leistungen, um die Artikelverwaltung aufzurufen.
    Die Artikel sind in sogenannten Artikelgruppen organisiert, die in der linken Spalte hierarchisch angeordnet sind.

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Artikel- und Belegvorgaben festlegen

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Sie können allgemeine Daten, wie z. B. die Standardfakturierungsart oder die Nachkommastellen für den Einzelpreis/die Menge, zentral für alle Artikel und Leistungen festlegen. Die Fakturierungsart können Sie zusätzlich in den einzelnen Artikeln ändern und damit die allgemeinen Vorgaben für den einzelnen Artikel überschreiben.

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorgaben > REWE-Vorgaben.

  2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:

    • Verkauf > Allgemein

    • Einkauf > Allgemein

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  3. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
    Mit der Auswahl unter In Preislisten wird vorrangig legen Sie fest, welcher Preis in einer Verkaufspreisliste angezeigt wird, wenn Sie nach einem bestimmten Kunden filtern.

  4. Klicken Sie auf Sichern.

Neue Artikelgruppe anlegen

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Alle Artikel und Leistungen sind in hierarchische Artikel- oder Leistungsgruppen gegliedert. Dies dient auf den ersten Blick natürlich der besseren Organisation und Suche nach bestimmten Artikeln. Die Artikelgruppen erfüllen jedoch noch eine weitaus wichtigere Funktion: Sie stellen die Verbindung der in Rechnungen fakturierten Artikel oder Leistungen zur Buchhaltung her. Über die Informationen in den Artikelgruppen (und nur darüber) wird die Zuordnung der Artikel zu den entsprechenden Konten der Buchhaltung festgelegt, und damit auch die korrekte Umsatzbesteuerung der Vorgänge.

Da die Buchhaltung innerhalb von MonKey Office automatisch mit der Belegerstellung synchronisiert wird, sind sinnvoll angelegte Artikelgruppen zwingend erforderlich.

Ein Artikel bzw. eine Leistung muss also immer einer Artikelgruppe zugeordnet sein. Sie können Ihre Artikel und Leistungen für eine leichtere Auffindbarkeit nach verschiedenen Kategorien gruppieren, z. B. Grafikdienstleistungen, Beratungsdienstleistungen, Büromaterial usw.

Da die Artikel über die Artikelgruppe den entsprechenden Konten der Buchhaltung zugeordnet werden und damit auch die korrekte Umsatzbesteuerung der Vorgänge festgelegt wird, sollten in einer Artikelgruppe nur Artikel zusammengefasst werden, die auf dasselbe Konto gebucht werden.

So legen Sie eine neue Artikelgruppe an:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Artikel und Leistungen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

  3. Klicken Sie auf Artikelgruppe ... und bestätigen Sie mit OK.

  4. Wählen Sie im folgenden Dialog unter Art zwischen Artikelgruppe für lagerfähige Artikel und Leistungsgruppe für Dienstleistungen.

  5. Geben Sie eine Bezeichnung und bei Bedarf eine Beschreibung ein.
    Achten Sie darauf, dass die Bezeichnung eindeutig ist und nicht bereits vergeben wurde.

  6. Wählen Sie bei Bedarf eine Obergruppe (falls vorhanden).

  7. Grundsätzlich werden für das automatische Kontieren die in den REWE-Vorgaben eingestellten Buchungskonten verwendet.

    • Wenn Sie daran keine Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen und die Artikelgruppe zu speichern.

    • Wenn Sie für spezifische Artikel oder Leistungen andere Einstellungen als die REWE-Vorgaben verwenden möchten, legen Sie hier in der Liste der Buchungskonten andere Einstellungen fest. Für Verkaufsartikel legen Sie hier das Erlöskonto fest, auf das Umsätze aus dieser Artikelgruppe gebucht werden sollen, für Einkaufsartikel das Aufwandskonto, auf das die Ausgaben gebucht werden sollen.

      1. Klicken Sie in der Liste der Buchungskonten auf den entsprechenden Pfeil in der Spalte Konto.

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        Der Dialog Konto auswählen wird angezeigt.

      2. Wählen Sie das gewünschte Konto aus.

      3. Speichern Sie mit OK.

Neuen Artikel anlegen

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Sie können alle Artikel oder Leistungen, die Sie einkaufen bzw. verkaufen, in der Artikelverwaltung definieren.

So legen Sie einen neuen Artikel an:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Artikel und Leistungen.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Klicken Sie auf Artikel ....

  4. Wählen Sie im folgenden Dialog unter Art zwischen Artikel für lagerfähige Artikel und Leistung für Dienstleistungen.

  5. Deaktivieren Sie unter Merkmale die Checkbox Einkauf oder Verkauf, je nachdem, ob es sich um einen Einkaufs- oder Verkaufsartikel handelt.

  6. Über die Artikelgruppe legen Sie die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel fest.
    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Wählen Sie die Artikelgruppe aus, in der der Artikel angelegt werden soll.

    • Wählen Sie unter Artikelgruppe die Option <Keine> aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Artikelgruppe anlegen..., um eine neue Artikelgruppe anzulegen.

  7. Standmäßig wird die Artikelnummer von MonKey Office automatisch erzeugt.
    Sie können aber auch eine manuelle Artikelnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Art.-Nr. (Manuell) auswählen.

    Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise > Alle Nummernkreise > Stammdaten > Artikel bzw. Leistung definieren.

  8. Geben Sie eine Bezeichnung und bei Bedarf eine Beschreibung ein.

  9. Geben Sie unter Einheit ein, in welcher Einheit der Artikel in Rechnung gestellt wird, z. B. Stunde.
    Im Drop-down-Menü werden zur schnelleren Auswahl alle bisher verwendeten Einheiten aufgelistet.

  10. Klicken Sie links auf den Bereich Kalkulation.

  11. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Wenn es sich um einen Einkaufsartikel handelt, geben Sie im Bereich Einkauf unter Preis EK den Einkaufspreis ein.

    • Wenn es sich um einen Verkaufsartikel handelt, geben Sie im Bereich Verkauf unter VK Gesamt den Verkaufspreis ein.

    Wenn es sich um einen Artikel handelt, den Sie sowohl einkaufen als auch verkaufen, können Sie auch in beiden Bereichen Daten eingeben.

  12. Speichern Sie mit OK.

  13. Klicken Sie ggf. in der Toolbar auf Aktualisieren, um alle aus diesem Dialog heraus erstellten Artikelgruppen anzuzeigen.
    Der Artikel steht Ihnen nun bei der Erstellung von Verkaufs- bzw. Einkaufsbelegen zur Verfügung.

Sie können in einem Artikel noch weitere Einstellungen, wie z. B. Bilder, Preiskalkulationen u. a., vornehmen. Diese werden im Anwenderhandbuch ausführlich erklärt.

Weiterführendes Thema: