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Belegarten im Einkauf

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Im Bereich Einkauf ist die Abfolge der Belegarten etwas stärker strukturiert als im Verkauf. Zum einen erfolgen teilweise automatische Verknüpfungen/Weiterleitungen zwischen Belegen (z. B. beim Erfassen von Wareneingängen auf Grundlage offener Bestellpositionen) und zum anderen ist eine Weiterleitung von Belegen immer nur zu bestimmten (im Ablauf nachfolgenden) Belegarten möglich.

Um den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen, lässt sich ein Beleg nicht mehr löschen, wenn er eines der folgenden Kriterien erfüllt:

  • Der Beleg ist als gedruckt markiert

  • Der Beleg wurde weitergeleitet

  • Der Beleg hat zu einer Lagerbuchung geführt
    (Ob der Beleg zu einer Lagerbuchung geführt hat, sehen Sie im Lagerjournal.)

Der Druckstatus eines Belegs kann mit den entsprechenden Benutzerrechten zurückgesetzt werden. Bei weitergeleiteten Belegen müssen vor dem Löschen alle zugehörigen Belege in umgekehrter Reihenfolge der Erstellung gelöscht werden. Alternativ kann ein Beleg storniert werden.

Zu einem Beleg, der nicht mehr gelöscht werden kann, können Sie trotzdem noch Notizen hinzufügen oder die Notizen bearbeiten.

Symbol

Belegart

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Bestellanfrage

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Bestellung

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Wareneingang

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Eingangsrechnung

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Rücksendung

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Lieferantengutschrift

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Storno

Bestellanfrage

In eine Bestellanfrage an einen bestimmten Lieferanten können beliebige Einkaufsartikel manuell übernommen werden. Alternativ können Sie eine Bestellanfrage aus einem automatischen Bestellvorschlag erstellen.
Bestellanfragen sind nicht lagerrelevant und nicht finanzbuchhalterisch relevant.
Bestellanfragen können als Bestellung, Wareneingang oder Eingangsrechnung weitergeführt werden.

Bestellung

In eine Bestellung an einen bestimmten Lieferanten können beliebige Einkaufsartikel manuell übernommen werden. Alternativ können Sie eine Bestellung aus einem automatischen Bestellvorschlag erstellen.
Grundsätzlich führen Bestellungen von Lagerartikeln zu einer Lagerbuchung, d. h. die bestellte Menge wird erhöht. Falls unter Vorgaben > REWE-Vorgaben > Einkauf > Bestandsführung die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen.
Außerdem können Bestellungen als Grundlage für spätere Wareneingänge dienen. MonKey Office kann Wareneingänge positionsweise mit offenen Bestellungen abgleichen, so dass Sie immer den Überblick über den vorhandenen Bestand und die noch ausstehenden Lieferungen haben.
Bestellungen können als Wareneingang oder Eingangsrechnung weitergeführt werden.

Wareneingang

Wareneingänge dienen der Lagerführung von Artikeln, die Sie von einem Lieferanten erhalten. Bei entsprechender Einstellung erhöhen sie den Bestand und vermindern eine eventuell vorhandene Bestellmenge zu einem Artikel.

Das Erfassen von Wareneingängen kann auf mehreren Wegen erfolgen:

Wareneingang als Weiterführung einer kompletten Bestellung

Um eine offene Bestellung als Basis für einen Wareneingang zu verwenden, markieren Sie die Bestellung unter Einkauf > Einkaufsbelege und wählen den Befehl Weiterführen als Wareneingang... aus dem Kontextmenü. Dies ist die schnellste Möglichkeit, um vollständige Lieferungen zu verbuchen. Aufgrund der Weiterführung ordnet das System die gelieferten Artikel den Bestellpositionen zu und führt diese dann in der Detailansicht zu der Bestellung als geliefert weiter.

Wareneingang mit Einzelübernahme bestellter Artikel

In der Praxis kommt es nicht selten vor, dass nur Teilmengen von Bestellungen geliefert werden, oder dass Artikel aus mehreren Bestellungen zusammen geliefert werden, evtl. auch beides kombiniert. In diesem Fall können Sie problemlos einen neuen Wareneingang ohne Weiterführung erstellen. Nach Auswahl des Lieferanten können Sie im Bereich Positionen über die Schaltfläche Offene Bestellpositionen... alle noch ausstehenden Artikel Ihrer zuvor getätigten Bestellungen bei diesem Lieferanten aufrufen. Markieren Sie hier die gelieferten Artikel und übernehmen Sie diese mit OK in den aktuellen Wareneingangsbeleg. Auch hier werden die gelieferten Artikel den entsprechenden Bestellpositionen zugeordnet und in der Detailansicht zu der Bestellung als geliefert weitergeführt.

Wareneingang für nicht bestellte Artikel

Selbstverständlich lassen sich auch freie Wareneingänge erfassen, z. B. aufgrund telefonischer Bestellungen. Auch in diesem Fall erzeugen Sie den Wareneingangsbeleg ohne Weiterführung eines vorhandenen Belegs.

Buchen des Lagerzugangs

In der Grundeinstellung erfolgt beim Erstellen eines Wareneingangsbelegs die Buchung der Lagerbestände. Falls unter Vorgaben > REWE-Vorgaben > Einkauf > Bestandsführung die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen.

Wareneingangsbelege können als Eingangsrechnung, Rücksendung oder Lieferantengutschrift weitergeführt werden.

Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten können aus Wareneingängen weitergeführt werden (in der Regel bei getrenntem Versand durch den Lieferanten), sie können aber auch die Funktion des Wareneingangs mit übernehmen (für die Lagerbuchungen). Unter Vorgaben > REWE-Vorgaben > Einkauf > Bestandsführung können Sie die Lagerführung generell auf die Eingangsrechnung verlagern.
Eingangsrechnungen können in derselben Weise erfasst werden wie Wareneingänge, zusätzlich erfolgt automatisch das Anlegen eines entsprechenden offenen Postens.
Eingangsrechnungen können als Rücksendung oder als Lieferantengutschrift weitergeführt werden.

Rücksendung

Über einen Rücksendungsbeleg wird die Lagerbuchung für eine Rücksendung von Ware an einen Lieferanten abgewickelt.
Grundsätzlich führen Rücksendungen zu einer Lagerbuchung, d. h. die bestellte Menge bzw. Ihr Lagerbestand wird verringert. Sie werden bei der Belegerstellung jedoch immer gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen.
Rücksendungsbelege können als Lieferantengutschrift weitergeführt werden.

Lieferantengutschrift

Über eine Lieferantengutschrift wird der finanzbuchhalterische Vorgang für eine Rücksendung von Ware an einen Lieferanten abgewickelt. In jedem Fall erzeugt die Gutschrift einen entsprechenden offenen Posten, optional kann auch eine Lagerkorrektur erfolgen.
Lieferantengutschriften können nicht weitergeführt werden.

Storno

Falsch erstellte Belege, die nicht mehr gelöscht werden können, können ggf. in der Listenansicht über ihr Kontextmenü storniert werden.
Beim Stornieren eines Belegs mit Lagerbuchung werden Sie immer gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen.

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