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Briefe

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In MonKey Office können Sie Briefe und Serienbriefe verfassen.

So erstellen Sie einen Brief:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Office > Briefe.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

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  3. Die Briefnummer wird automatisch vergeben. Um sie zu ändern, klicken Sie auf die Feldbezeichnung Brief-Nr. (Auto) und wählen Sie dann Brief-Nr. (Manuell).

    Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise definieren.

  4. Wählen Sie zur internen Information die Art des Briefs aus.

  5. Wählen Sie einen Empfänger aus oder legen Sie eine neue Adresse an.

  6. Wählen Sie ggf. einen Ansprechpartner aus.

  7. Füllen Sie die Felder Anschrift, E-Mail und Fax aus, wenn diese nicht automatisch aus den Adressdaten befüllt wurden.

  8. Geben Sie den Bearbeiter ein und aktivieren Sie die Checkbox Für Rückfragen angeben, wenn diese Angabe in der PDF-Ausgabe erscheinen soll.

  9. Geben Sie bei Bedarf eine oder mehrere Kategorien ein.

  10. Weisen Sie den Brief ggf. einem Projekt zu, indem Sie ein vorhandenes Projekt auswählen oder ein neues Projekt anlegen.

  11. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu.

  12. Wechseln Sie links in den Bereich Brieftext und geben Sie Betreff, Anrede, Brieftext und Grußformel ein.

  13. Wechseln Sie links in den Bereich Notizen und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

  14. Speichern Sie mit OK.

Weitere Optionen:

  • Serienbrief: Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Brief an mehrere Empfänger zu versenden. In diesem Fall müssen alle notwendigen Kontaktdaten in den Adressen hinterlegt sein.

  • Entwurf: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie den Brief zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchten.

Vorlagen verwenden

In MonKey Office können Sie beliebig viele Briefvorlagen anlegen.

So legen Sie Briefvorlagen an:

  1. Erstellen Sie einen Brief und geben Sie die gewünschten Daten ein.

  2. Markieren Sie die Checkbox Als Vorlage verwenden.

  3. Tragen Sie in dem Feld darunter einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein.

  4. Speichern Sie mit OK.

So verwenden Sie Briefvorlagen:

  1. Erstellen Sie einen neuen Brief.

  2. Klicken Sie oben links auf Vorlage ....
    Ein neuer Dialog wird geöffnet.

  3. Wählen Sie eine Briefvorlage aus.

  4. Übernehmen Sie mit OK.
    Die Daten aus der Briefvorlage werden in den Brief übernommen.

  5. Geben Sie alle weiteren Daten ein.

  6. Speichern Sie mit OK.
    Der Brief wird in der Listenansicht Briefe angezeigt.

Symbole in der Listenansicht

Spalte

Symbol

Bedeutung

A

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Anhang

E

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Etikett

SB

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Serienbrief

G

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Gedruckt

Briefe ausgeben

So geben Sie Briefe aus:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Office > Briefe.

  2. Markieren Sie einen Brief.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken.
    Der Druckdialog wird geöffnet.

  4. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • PDF...: Sie können den Brief als PDF-Dokument speichern.

    • E-Mail...: Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster, mit dem Sie den Brief direkt aus MonKey Office als PDF-Dokument per E-Mail versenden können.

      Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie die E-Mail-Accounts zum Versenden von E-Mails konfiguriert haben.

    • Drucken...: Sie können den Brief über Ihren lokal eingerichteten Drucker ausdrucken.

      Klicken Sie auf Vorschau..., um eine Vorschau des Ausdrucks anzuzeigen.

    Der Brief wird wie gewünscht ausgegeben.