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Buchhalterische Grundlagen

    Gewinnermittlungsart

    Steuerrechtlich sind zwei verschiedene Arten der Gewinnermittlung zu unterscheiden:

    • Betriebsvermögensvergleich

    • Einnahmen-Überschuss-Rechnung

    Betriebsvermögensvergleich

    Die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 bzw. § 5 EStG geht davon aus, dass das Betriebsvermögen an einem Stichtag mit dem Betriebsvermögen des vorangegangenen Stichtags verglichen wird. Als Gewinn gilt die durch betriebliche Vorgänge veranlasste Änderung des Betriebsvermögens, d. h. Privatentnahmen oder Privateinlagen, welche das Betriebsvermögen im Laufe des Wirtschaftsjahres vermindert oder vermehrt haben, müssen wieder hinzugerechnet bzw. abgezogen werden.

    Es ergibt sich folgendes Gewinnermittlungsschema:

    Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres 02
    – Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres 01

    = Vermögensänderung (Mehrung oder Minderung)

    + Privatentnahmen in Wirtschaftsjahr 02
    – Privateinlagen in Wirtschaftsjahr 02

    = Gewinn oder Verlust

    Wer ist zum Betriebsvermögensvergleich verpflichtet?

    Kaufleute müssen Ihren Gewinn per Betriebsvermögensvergleich ermitteln. Freiberufler und andere Selbständige, die bestimmte Bedingungen erfüllen, können zwischen Betriebsvermögensvergleich und Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen.

    Einnahmen-Überschuss-Rechnung

    In der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG werden Einnahmen und Ausgaben einander gegenübergestellt und die Differenz ist entweder ein Gewinn oder ein Verlust.

    Es ergibt sich folgendes Gewinnermittlungsschema:

    Betriebseinnahmen (alle Güter, die dem Betrieb in Geld oder Geldeswert zufließen)

    – Betriebsausgaben (alle Aufwendungen, die durch den Betrieb verursacht worden sind (vgl. § 4 Abs. 4 EStG))

    = Gewinn oder Verlust

    Der Vorteil der Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht darin, dass die Bestände des Betriebsvermögens nicht erfasst werden und damit die jährlichen Bestandsaufnahmen entfallen. Der Aufwand zur Führung der Bücher ist hier deutlich geringer.

    Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine Unterart der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG und stellt somit keinen neuen Gewinnbegriff auf. Sie muss auf Dauer gesehen den gleichen Totalgewinn ergeben wie der Betriebsvermögensvergleich. Eine in der Praxis auftretende befristete Verschiebung des Gewinnausweises gegenüber dem Betriebsvermögensvergleich wird hier zugunsten einer vereinfachten Gewinnermittlung in Kauf genommen.

    Wer ist zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechtigt?

    • Freiberufler oder andere Selbstständige nach § 18 EStG:
      Unabhängig von einer Umsatz- und Gewinngrenze kann immer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gewählt werden.

    • Kleingewerbetreibende (Einzelhändler, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe), wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

      1. Der Jahresumsatz beträgt nicht mehr als 500.000 EUR.

      2. Der Jahresgewinn beträgt nicht mehr als 50.000 EUR.

      3. Der Gewerbetreibende ist nicht nach anderen Gesetzen verpflichtet, Bücher zu führen (z. B. wegen der Eintragung in das Handelsregister).

    Versteuerungsart

    Soll-Versteuerung

    Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt mit Datum der Lieferung oder Leistung (vgl. § 13 UStG). Mit dem Ausführen der Lieferung oder Leistung gegenüber einem Kunden wird die Umsatzsteuer fällig und muss mit Ablauf des aktuellen Voranmeldezeitraumes an das Finanzamt abgeführt werden. Dies bedeutet unter Umständen, dass Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Kundenforderungen lange vor Zahlungseingang des Kunden an das Finanzamt bezahlen müssen. Analog dazu können Sie allerdings auch bei Eingangsrechnungen die ausgewiesene Vorsteuer sofort und zu Ihrem Vorteil gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Die Soll-Versteuerung ist der buchungstechnische Standardfall beim Betriebsvermögensvergleich.

    Ist-Versteuerung

    Im Gegensatz dazu kann Ihnen das Finanzamt auf Antrag die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, auch Ist-Versteuerung genannt, gestatten (vgl. § 20 UStG). Dies bedeutet, dass die in den Kundenrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang fällig ist und erst dann in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angegeben wird. Dies betrifft nur die Entgelte Ihrer Kundenrechnungen, Vorsteuerbeträge aus Lieferantenrechnungen können Sie weiterhin sofort geltend machen. Die Ist-Versteuerung ist buchungstechnisch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Standardfall, sie entspricht eher dem "Geldflussprinzip" dieser Gewinnermittlungsart.

    Voraussetzung für die Ist-Versteuerung ist, dass entweder

    • der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 500.000 EUR betragen hat,

    • der Unternehmer von der Verpflichtung, Bücher zu führen und regelmäßige Abschlüsse zu machen, nach § 148 AO befreit ist,

    • oder der Steuerpflichtige eine freiberufliche Tätigkeit im Sinne des Einkommensteuergesetzes ausübt.

    Geschäftsjahr

    Das Geschäftsjahr ist der Zeitraum, für den Sie das Ergebnis Ihrer geschäftlichen Tätigkeit in einem Jahresabschluss zusammenfassen. In der Regel fällt das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr zusammen.

    In MonKey Office können Sie zwischen Geschäftsjahren wechseln, d. h. Sie können beispielsweise ein Upgrade Ihrer Installation auf die aktuelle Version von MonKey Office durchführen und trotzdem weiterhin auch die Daten zu früheren Geschäftsjahren bearbeiten.

    Rumpfwirtschaftsjahr

    Wenn nur das erste Geschäftsjahr, z. B. bedingt durch eine unterjährige Firmengründung, vom Kalenderjahr abweicht, so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr. In diesem Fall sollten Sie in MonKey Office kein abweichendes Geschäftsjahr einrichten.

    Abweichendes Geschäftsjahr

    Ein abweichendes Geschäftsjahr weicht immer vom Kalenderjahr ab. Es wird oft gewählt, um beispielsweise saisontypische Entwicklungen bilanziell besser erfassen zu können.

    Konto

    Durch Konten werden alle Geschäftsfälle sowohl sachlich als auch zeitlich geordnet. Man kann sich ein Konto als eine Art Kategorie vorstellen, mit der Sie sich einen besseren Überblick darüber verschaffen können, in welchen Bereichen Sie wieviel Geld ausgeben oder einnehmen.

    Das Erfassen einzelner Geschäftsfälle (z. B. Einnahmen oder Ausgaben) auf einem Konto nennt man Buchen. An einer Buchung sind immer mindestens zwei Konten beteiligt: zum einen das Konto, von dem Geld abfließt, und zum anderen das Konto, auf welches das Geld fließt. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Bürostuhl kaufen, fließt das Geld von Ihrem Konto "Bank" auf das Konto "Büroeinrichtung".

    Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Handbuch Buchhaltungsgrundlagen.

    Kontenrahmen und Kontenplan

    Der Kontenrahmen ist eine Sammlung von verschiedenen Konten, die branchenspezifisch definiert wird. Das Ziel eines Kontenrahmens ist, die Buchhaltung möglichst einheitlich nach einem bestimmten Ordnungssystem und EDV-gerecht zu organisieren.

    Branchenspezifische Kontenrahmen gibt es von verschiedenen Organisationen. In Deutschland sind vor allem die Standardkontenrahmen der DATEV (Rechenzentrum der Steuerberater) SKR 01, SKR 03 und SKR 04 verbreitet. Kontenrahmen sind zumeist nach einem Zehnersystem aufgebaut, beinhalten also 10 verschiedene Kontenklassen.

    Der Kontenplan wird in der Regel von einem gängigen Kontenrahmen abgeleitet. Er berücksichtigt die Besonderheiten des einzelnen Unternehmens und enthält nur diejenigen Konten, die wirklich benötigt werden bzw. eventuell noch zusätzliche Konten.

    Absetzung für Abnutzung (AfA)

    Die Anschaffungskosten für Anlagevermögen dürfen nicht sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden, sondern müssen abgeschrieben werden. Zum Anlagevermögen gehören alle abnutzbaren Güter, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen.

    Anlagegüter stehen dem Unternehmen normalerweise über einen Zeitraum von mehreren Jahren zur Verfügung. Daher werden die Kosten der Anschaffung über diesen Zeitraum planmäßig als Abschreibungen verteilt und damit als Aufwand gewinnmindernd geltend gemacht. Das Bundesfinanzministerium bietet die sog. AfA-Tabellen, die einen Überblick über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Anlagegütern geben und allgemein anerkannt sind. Beim Ansetzen der Abschreibungsdauer sollten Sie sich an diesen Tabellen orientieren.

    Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

    Anlagegüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten mehr als 150 €, aber max. 410 € betragen, werden als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bezeichnet. Sie können diese Güter entweder sofort im Anschaffungsjahr abschreiben, oder aber alle diesw GWGs in einem Sammelposten erfassen und über 5 Jahre hinweg linear abschreiben.

    Abschlagsrechnung

    Durch die Anzahlung eines Kunden auf noch nicht erhaltene Lieferungen oder Leistungen entsteht beim Kunden eine Forderung (auf das Erhalten der Lieferung oder Leistung) und beim Lieferanten eine Verbindlichkeit (auf das Ausführen der Lieferung oder Leistung). Für den Vorsteuerabzug in der Buchhaltung des Kunden erhält dieser vom Lieferanten eine so genannte Abschlagsrechnung mit gesondertem Steuerausweis. Unabhängig von der Versteuerungsart des Lieferanten ist dieser mit dem Zahlungseingang der Anzahlung zum Abführen der darin enthaltenen Umsatzsteuer verpflichtet (Mindest-Istversteuerung genannt).

    Schlussrechnung

    Eine Schlussrechnung ist die normale Endrechnung über eine ausgeführte Lieferung oder Leistung, wobei eventuell vom Kunden geleistete Anzahlungen von der Endsumme abgesetzt werden. Wichtig ist hierbei, dass nur tatsächlich erhaltene Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Eine zuvor ausgestellte, aber noch unbezahlte Abschlagsrechnung darf also nicht berücksichtigt werden.

    Am Ende einer Schlussrechnung müssen alle erhaltenen Anzahlungen mit den genauen Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen aufgelistet werden. Weiterhin muss die im verbleibenden Forderungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer separat ausgewiesen werden. Die im Programm mitgelieferten Druckformulare berücksichtigen diese gesetzlichen Vorgaben korrekt, bei individuell angepassten älteren Formularen müssen Sie dies nach Bedarf selbst ergänzen.

    Bei MonKey Office existiert keine spezielle Auftragsart für Schlussrechnungen. Diese entstehen automatisch durch das Zuweisen von Abschlagsrechnungen und -zahlungen auf der entsprechenden Seite des Auftragsassistenten.