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Buchungen über Einnahmen & Ausgaben

Diese vereinfachte Buchungsmöglichkeit eignet sich vor allem für Anwender mit wenig buchhalterischer Erfahrung. Über den Bereich Einnahmen & Ausgaben sind nur Buchungen auf Finanzkonten möglich. Für die Buchung wird das Finanzkonto ausgewählt und dann das gewünschte Gegenkonto angegeben. Eine Unterscheidung nach Soll und Haben durch den Benutzer ist nicht notwendig. Buchungen zwischen Sachkonten müssen Sie über den Bereich Soll-/Haben-Buchungen erfassen (nur verfügbar im Modul FIBU).

So erfassen Sie eine Buchung:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Buchhaltung > Einnahmen & Ausgaben.

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    Im oberen Teil des Fensters sehen Sie den Buchungsdialog, um unteren Teil des Fensters die Buchungsliste.

  2. Geben Sie das Datum des Belegs ein.

  3. Um die neue Buchung auf Grundlage einer Buchungsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld Buchungstext/Vorlage und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

  4. Geben Sie einen aussagekräftigen Buchungstext ein, um später nachvollziehen zu können, um was für eine Buchung es sich handelt.
    Der Text sollte sowohl für Sie als auch für Dritte nachvollziehbar sein, z. B. für einen Betriebsprüfer des Finanzamts.

  5. Geben Sie unter Beleg-Nr. (Auto/Manuell) den Nummernkreis für die Belegnummer ein.
    Wenn der Fokus auf dem Pfeil rechts neben dem Feld liegt, genügt es für die automatische Belegnummerierung die Anfangsbuchstaben des gewünschten Nummernkreises einzugeben und mit der Eingabetaste zu bestätigen. Alternativ klicken Sie auf den Pfeil, um den Nummernkreis auszuwählen.
    Um den zuletzt verwendeten Nummernkreis beizubehalten, klicken Sie auf die Feldbezeichnung und wählen Sie Feld erhalten.
    Um die Eingabeart zu wechseln, klicken Sie auf die Feldbezeichnung und wählen Sie dann Beleg-Nr. (Auto) bzw. Beleg-Nr. (Manuell).

    Die Nummernkreise können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise definieren. Alternativ lässt sich der Bearbeitungsdialog für Nummernkreise öffnen, indem Sie über den Pfeil den Auswahldialog für Nummernkreise öffnen, den gewünschten Nummernkreis markieren und auf Bearbeiten klicken.

  6. Geben Sie den Betrag ein.
    Über die Schaltfläche rechts daneben oder über die Leertaste können Sie zwischen Brutto- oder Nettobetrag wählen, wobei die Eingabe des Bruttobetrags der Standardfall ist.

  7. Wählen Sie als F-Konto das Finanzkonto der Buchung aus (z. B. Bank oder Kasse).

  8. Geben Sie unter Konto das Gegenkonto ein.
    Zum Beispiel: 8400 Erlöse – 19% USt oder, falls vorhanden, das Debitoren- oder Kreditorenkonto.

    Wenn Sie hier ein Debitoren- oder Kreditorenkonto eingeben, zu dem ein offener Posten vorhanden ist, gelangen Sie über die Schaltfläche OP in den Dialog Neue Debitorenzahlung bzw. Neue Kreditorenzahlung. Dort sehen Sie dann alle offenen Posten zu diesem Konto und können die Daten daraus bequem übernehmen. Diese Funktion muss in den Programmeinstellungen aktiviert sein (Ausbuchen von offenen Posten direkt aus dem Buchungsdialog).

    Nach dem Verlassen des Felds wird rechts daneben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo angezeigt.

  9. Das Feld Steuer wird in den meisten Fällen durch die entsprechenden Voreinstellungen in den Konten automatisch ausgefüllt.
    Sie können jedoch einen anderen Steuersatz auswählen, ggf. müssen Sie das Feld zunächst aktivieren.

    Wenn Sie eine Buchung erfassen, darf immer nur für eines der beiden verwendeten Konten ein Steuertyp festgelegt sein. Andernfalls wird keine Steuer verbucht bzw. können Sie keinen Steuersatz auswählen.

    Um die automatische Steuerberechnung eines Kontos zu unterdrücken, geben Sie im Feld Steuer ein Minuszeichen ein.

  10. Optional können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

    Die Felder müssen zunächst aktiviert werden, indem Sie auf die Feldbezeichnung klicken.

    1. Periode: Sie können mit bis zu 16 Buchungsperioden arbeiten. Eine Buchungsperiode ist eine weitere Eigenschaft einer Buchung, ähnlich dem Buchungsdatum, aber von diesem unabhängig. Eine Buchungsperiode kann als zusätzliches Auswahlkriterium für alle auf Einzelbuchungen basierenden Auswertungen genutzt werden.

      Standardmäßig entsprechen die Perioden 1 bis 12 den einzelnen Monaten des Geschäftsjahres. Die Perioden 13 bis 16 sind für die Abgrenzung der Abschlussbuchungen (intern/extern) von den laufenden Geschäftsfällen vorgesehen.

    2. Referenz: Zusatzinformationen zur Belegnummer, z. B. die Kontoauszugsnummer bei Bankbelegen

    3. Währg: Sie können in einer Fremdwährung buchen.

    4. KoSt 1 bzw. KoSt 2: Mit Kostenstellen lassen sich Kosten und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppieren und auswerten, z. B. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen.

      Kostenstellen können nur eingegeben werden, wenn ein Konto der Buchung ein GuV-/Erfolgskonto und das andere Konto ein Bilanz-/Bestandskonto ist. Die Kostenstelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet.

    5. Notiz: Zusatninformationen zu der Buchung

  11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erfassen, um die Buchung zu speichern.
    Die Buchung hat nun den Status Erfasst und kann noch beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden.