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DATEV-Dateien exportieren

Im ersten Schritt des Exportvorgangs für DATEV-Dateien müssen Sie zunächst einige Einstellungen vornehmen.

Diese Einstellungen müssen unbedingt mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden, da sonst der Datenaustausch nicht funktionieren wird.

Um das versehentliche Duplizieren von Buchungen zu vermeiden, enthält MonKey Office eine Sicherungsfunktion, durch die eine Buchung nur ein einziges Mal in das DATEV-Format exportiert werden kann : Die exportierten Buchungen werden mit einem Exportkennzeichen versehen.

Das Exportkennzeichen können Sie anzeigen, indem Sie in der Buchungsliste die Spalte D einblenden:
images/download/attachments/19890677/Exportkennzeichen.png

Bei nachfolgenden DATEV-Exporten werden immer nur die Buchungen exportiert, die seit dem letzten Export hinzugekommen sind. Sie können diese Sicherungsfunktion umgehen, indem Sie das Exportkennzeichen zurücksetzen.

So exportieren Sie eine DATEV-Datei:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Export DATEV.
    images/download/attachments/19890677/Bildschirmfoto_2016-03-08_um_11.24.39.png

  2. Geben Sie unter Berater-Nr die Nummer Ihres Steuerberaters bei der DATEV ein.

  3. Geben Sie unter Mandaten-Nr die von Ihrem Steuerberater für Sie vergebene Mandantennummer ein.

    Sind diese beiden Angaben nicht bekannt, geben Sie jeweils eine 1 ein, damit der Export ausgeführt werden kann.

  4. Wählen Sie unter Bereich aus, welche Datensätze Sie exportieren möchten:

    • Buchungen: Exportiert alle Buchungssätze der Firma für den ausgewählten Zeitraum.

    • Kontenbeschriftungen: Exportiert alle Kontenbezeichnungen mit den zugehörigen Kontonummern im ausgewählten Kontenbereich.

    • Debitoren/Kreditoren:

      • Bei Auswahl von DATEV PRO: Exportiert die vollständigen Adressdatensätze aller Debitoren und Kreditoren im ausgewählten Kontenbereich.

      • Bei Auswahl von DATEV KNE: Exportiert die Kontonummer, den Namen und die Anschrift aller Debitoren und Kreditoren im ausgewählten Kontenbereich.

  5. Wählen Sie unter Format das Exportformat aus:

    • DATEV PRO

    • DATEV KNE (Postversand)
      Bei der Auswahl von DATEV KNE wird das Feld Abrechnungs-Nr aktiviert. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt. Beim Exportieren von Buchungen erhöht sich der Zähler mit jedem weiteren Export. Beim Export von Kontenbeschriftungen und Debitoren-/Kreditorenstammdaten wird dieses Feld mit einer vorgeschriebenen Nummer ausgefüllt, die nicht geändert werden darf.

  6. Klicken Sie auf Ordner... und wählen Sie den Speicherort für die Exportdatei aus.

  7. Je nach gewähltem Bereich können Sie eingrenzen, welche Daten exportiert werden sollen:

    • Buchungen: Wählen Sie den Zeitraum, den Festschreibstatus und die Sortierreihenfolge aus.

    • Kontenbeschriftungen und Debitoren/Kreditoren: Geben Sie den Kontonummernbereich ein.

  8. Klicken Sie auf Exportieren.
    Der Exportvorgang wird ausgeführt und Sie erhalten anschließend eine Bestätigung, wie viele Datensätze exportiert wurden.

  9. Übergeben Sie die exportierten Dateien an Ihren Steuerberater, dies erfolgt nicht automatisch.

    Wenn Sie die Dateien per E-Mail versenden möchten, legen Sie die Dateien in einen dedizierten Ordner, komprimieren Sie den Ordner und versenden Sie den gezippten Ordner. Öffnen Sie nicht die Dateien mit einem anderen Programm oder Editor und versenden Sie die Dateien nicht ungezippt, da diese dann beschädigt werden können.

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