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Der Buchungsprozess

Schritt 1: Buchung erfassen

Eine in MonKey Office eingegebene Buchung hat zuerst grundsätzlich den Status Erfasst. Sie erkennen den Status einer Buchung an dem Symbol in der Statusspalte der Buchungsliste. Buchungen mit dem Status Erfasst können beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden und dienen somit als Vorerfassung.

In anderen Buchhaltungsprogrammen finden Sie ein ähnliches Konzept oft unter dem Begriff Stapelbuchungen, wobei dort ein Buchungsstapel in der Regel streng von den "echten" Journalbuchungen getrennt ist und nicht alle Bearbeitungs- und Auswertungsfunktionen erlaubt. In MonKey Office dagegen sind die erfassten und die festgeschriebenen Buchungen gleichgestellt und lassen sich sowohl getrennt als auch zusammen auswerten.

Schritt 2: Buchung festschreiben

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) verlangen, dass Buchungssätze nicht ohne Protokollierung verändert werden dürfen. Um Ihre in MonKey Office erfassten Buchungen entsprechend zu fixieren, müssen Sie sie festschreiben.

Das Festschreiben bewirkt das endgültige Fixieren der betreffenden Zeilen im Journal. Direkte Änderungen an einer solchen Buchung sind nicht mehr möglich. Sie können die Buchung dann nicht mehr löschen, sondern nur noch stornieren. Bei fehlerhaften Eingaben können Sie die Buchung nur noch über das Korrigieren verändern. Sowohl das Stornieren als auch das Korrigieren werden über das Journal protokolliert und sind damit nachvollziehbar.