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Einen Beleg hinzufügen

So fügen Sie einen Beleg zu einer Fahrt hinzu:

  1. Klicken Sie links im Dialog Neue Fahrt oder Fahrt bearbeiten auf den Bereich Belege.

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  2. Geben Sie das Datum des Belegs ein.

  3. Wählen Sie als Belegtext/Belegart einen Eintrag aus der Liste aus.

    Die Belegart muss in MonKey Reisekosten angelegt sein.

    Klicken Sie auf das Zahnrad, um eine neue Belegart oder Zahlungsart anzulegen.

  4. In der Grundeinstellung wird die Belegnummer automatisch vergeben.

    • Sie können bei der Option BelegNr (Auto) vor dem Zähler auch einen beliebigen Wert eingeben.
      Beispiel: Um den Nummernkreis 2016-1, 2016-2, 2016-3, ... zu erhalten, geben Sie in das Feld BelegNr (Auto) "2016-" ein. Wenn Sie in das nächste Feld wechseln, ergänzt das Programm automatisch den Zähler. In allen weiteren Belegen können Sie die eingegebenen Texte dann aus der Liste auswählen.

    • Um zur manuellen Eingabe zu wechseln, klicken Sie auf die Feldbezeichnung.

  5. Je nach Belegart werden verschiedene zusätzliche Eingabefelder angezeigt:

    • Bewirtungskosten: Geben Sie im Feld Bew. Personen die Namen der bewirteten Personen und den Grund für die Bewirtung ein.

    • Tanken: Geben Sie die getankte Menge mit Einheit ein.

  6. Wählen Sie eine Zahlungsart aus.

    • Bargeld/Privateinlage: Zahlung des Reisenden aus seinem Privatvermögen. Sie wird in der Reisekostenabrechnung in identischer Höhe als Auszahlung berücksichtigt.

    • Alle anderen mitgelieferten Zahlungsarten sind als firmeneigene Zahlungsarten definiert, die von der Firma beglichen werden, und daher bei der Auszahlung an den Reisenden nicht berücksichtigt werden.

  7. Geben Sie den Betrag ein.
    Über die Schaltfläche rechts daneben können Sie zwischen den Eingabemodi Brutto und Netto wechseln.

  8. Optional können Sie die folgenden Daten eingeben. Klicken Sie dazu ggf. auf die jeweilige Feldbezeichnung und aktivieren Sie das Feld.

    • Referenz

    • Währung und Kurs
      Tipps zur Arbeit mit Fremdwährungen finden Sie unter dem Thema Tipps zur effektiven Arbeit mit MonKey Reisekosten.

    • Steuer: Für die meisten Belege ist der zugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der Definition der entsprechenden Belegart eingetragen. Sie können aber einen anderen Steuersatz aus dem Drop-down-Menü auswählen.

      Für Belege in Fremdwährungen können Sie keinen Steuersatz auswählen.

    • KoSt (Kostenstelle)

    • Notiz

    • Abzug: In diesem Feld können Sie z. B. Privatausgaben berücksichtigen. Der eingegebene Betrag wird von dem Gesamtbetrag abgezogen. Das Endergebnis können Sie ganz rechts in der Betragszeile ablesen und nur dieser Differenzbetrag wird der Steuerberechnung zugrunde gelegt.

  9. Um dem Beleg Dateianhänge hinzuzufügen, z. B. einen eingescannten Kassenbon, klicken Sie unten links auf die Schaltfläche Anhänge....

  10. Um der Fahrt einen weiteren Beleg hinzuzufügen, klicken Sie links unter der Belegliste auf das Plus.

    Klicken Sie auf die zwei Pluszeichen, um einen Beleg zu duplizieren, oder klicken Sie auf das Minus, um einen Beleg zu entfernen.

  11. Klicken Sie auf OK, um die Fahrt zu speichern und den Dialog zu schließen.

Weiterführendes Thema: