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Exportdefinition für Textdateien festlegen

So legen Sie eine Exportdefinition fest:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Export Textdateien.
    Eine Liste der vorhandenen Exportdefinitionen wird angezeigt. Die in der Spalte System mit einem Schloss markierten Einträge sind mitgelieferte Exportdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

    Sie können eine Exportdefinition duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition verwenden.

    Um Fahrten zu exportieren, müssen Sie für jedes Fahrzeug eine eigene Definition anlegen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, um eine neue Exportdefinition zu erstellen.

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  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Exportdefinition ein.

  4. Legen Sie unter Bereich die Art der Exportdaten fest:

    1. Buchungen

    2. Fahrten

    3. Fahrer

    4. Fahrzeuge

    5. Fahrtvorlagen

    6. Reisevorlagen

    7. Länder

    8. Belege

  5. Klicken Sie auf Datei..., um einen standardmäßigen Dateinamen und Speicherort für die Dateien festzulegen, die dann später mit dieser Exportdefinition exportiert werden.
    Wenn Sie hier nichts festlegen, müssen Sie Dateinamen und Speicherort dann bei jedem einzelnen Exportvorgang festlegen.

  6. Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:

    1. Trennzeichen für Felder: Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Zur Auswahl stehen Tabulator, Komma und Semikolon.

    2. Trennzeichen für Datensätze: Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Zur Auswahl stehen CR, LF und CRLF.

    3. Text in Anführungszeichen: Legen Sie fest, ob die Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Dies ist z. B. bei CSV-Dateien der Fall. Zur Auswahl stehen Keine, Einfach ' und Doppelt ".

    4. Zeichensatz für: Legen Sie die Zeichenkodierung für die Exportdatei fest, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Zur Auswahl stehen MacRoman (OS X), IsoLatin1 (Windows) und UTF8.

      Wenn Sie nicht sicher wissen, welche Zeichenkodierung das importierende System verarbeiten kann, wählen Sie die Option UTF8.

    5. Feldnamen im ersten Datensatz: Legen Sie fest, ob die Feldnamen mit exportiert werden sollen.

      Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren, um die Datensätze beim Import leichter zuordnen zu können. Damit die Feldnamen nicht fälschlicherweise als Datensatz interpretiert werden, können Sie bei den meisten Programmen festlegen, dass die erste Zeile mit den Feldnamen nicht importiert wird.

  7. Legen Sie im Bereich Exportfelder fest, welche Datenfelder in welcher Reihenfolge exportiert werden sollen:

    1. Markieren Sie in der Liste Kein Export ein oder mehrere Felder.

    2. Ziehen Sie die Felder mit gedrückter Maustaste in die rechte Liste Export oder drücken Sie die Leertaste.

    3. Verschieben Sie ggf. einen Eintrag mit gedrückter Maustaste an eine andere Position in der Liste, um die Reihenfolge der Ausgabe zu beeinflussen.

  8. Je nachdem, welchen Bereich Sie ausgewählt haben, können Sie unter Exportdaten noch folgende Einstellungen vornehmen:

    • Buchungen:

      1. Zeitraum: Spezifischer Datumsbereich, Jahr, Monat, Quartal

      2. Exportstatus: Sie können die zu exportierenden Datensätze eingrenzen, um zu verhindern, dass durch mehrfach exportierte Datensätze Dubletten von Buchungssätzen erzeugt werden.

      3. Buchungsdatum: Letzter Reisetag, das Datum des Exports oder ein spezifisches Datum

      4. Belegnummer: Für durch Belege automatisch erzeugte Buchungen können Sie festlegen, ob das Belegdatum als Buchungsdatum verwendet werden soll.

      5. Buchungstext: Reisetitel, Reisenummer, Name des Reisenden, Notiz

    • Fahrten:

      1. Zeitraum: Spezifischer Datumsbereich, Jahr, Monat, Quartal

      2. Fahrzeug: Pflichtangabe

        Wenn Sie kein Fahrzeug angeben, werden keine Datensätze exportiert.

      3. Export Datum mit Uhrzeit: Datum und Uhrzeit der An- bzw. Abreise werden in einem Datenfeld, also in einer Spalte, zusammengefasst, andernfalls als zwei Datenfelder exportiert

    • Fahrzeuge:

      1. Historische Fahrzeuge mit exportieren

    • Belege:

      1. Zeitraum: Spezifischer Datumsbereich, Jahr, Monat, Quartal

      2. Art der Belege: Alle, Kostenbelege, Fahrtenbelege, Reisebelege

  9. Speichern Sie mit OK.

  10. Führen Sie den Exportvorgang durch.

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