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Fahrt erfassen

Vor dem Erfassen einer Fahrt beachten Sie bitte Folgendes:

  • Eine Fahrt mit dem Status Gedruckt kann nicht bearbeitet werden.

  • Eine Fahrt kann nur bearbeitet werden, solange zu der Fahrt keine Reise erstellt wurde.

  • Es kann immer nur die letzte Fahrt gelöscht werden.

  • Das Bearbeiten bzw. Korrigieren von Fahrten wird zwecks Änderungsnachweis für das Finanzamt protokolliert.

Voraussetzung:

So erfassen Sie eine Fahrt:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Fahrtenbuch > Fahrten.

  2. Markieren Sie im Bereich Fahrzeug das Kennzeichen des Fahrzeugs, für das Sie die Fahrt erfassen möchten.

    Sie können die Fahrzeuge in dieser Liste über ihr jeweiliges Kontextmenü (per Rechtsklick erreichbar) bearbeiten.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
    images/download/attachments/19891176/NeuerFahrer2.png

    Wenn Sie bereits Fahrtvorlagen erstellt haben, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Fahrtvorlage, um eine Vorlage auszuwählen. Die Werte aus der Vorlage werden dann in diesen Dialog übernommen und Sie brauchen nicht mehr alle nachfolgend beschriebenen Daten eingeben.

  4. Geben Sie einen Fahrer ein.
    Sie können entweder einen Teil des Namens in das Eingabefeld eingeben oder auf den Pfeil rechts daneben klicken.
    In beiden Fällen öffnet sich der Auswahldialog für Fahrer und Sie können den Fahrer direkt aus der Liste auswählen.
    Alternativ können Sie über die Schaltfläche Neue(r) Fahrer(in)... einen neuen Fahrer erfassen.

    In den Vorgaben können Sie einen Standardfahrer und weitere Standardwerte festlegen, die dann beim Erfassen einer neuen Fahrt automatisch verwendet werden.

  5. Wählen Sie die Art der Fahrt aus:

    • Dienstlich

    • Privat

    • Von/zur Arbeit

  6. Geben Sie das Datum für Beginn und Ende der Fahrt ein.

  7. Geben Sie entweder den Endkilometerstand oder die gefahrenen Kilometer ein.
    Es ist immer nur eines der beiden Eingabefelder Km Ende oder Km Gefahren aktiviert. Um das jeweils andere Feld zu bearbeiten, klicken Sie auf die Feldbezeichnung und aktivieren oder deaktivieren Sie das Feld.

    Der Anfangskilometerstand entspricht grundsätzlich dem Endkilometerstand der letzten Fahrt mit diesem Fahrzeug und kann nicht verändert werden.

  8. Geben Sie Start und Ziel der Fahrt ein.

    Um Start- und Zielort zu tauschen, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Straßenangabe.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Route anzeigen, um die Fahrtroute in Ihrem Internetbrowser auf Google Maps anzuzeigen. Voraussetzung dafür ist eine aktive Verbindung zum Internet.

  9. Geben Sie den Grund der Fahrt ein.

    Nach dem Speichern dieser Fahrt steht Ihnen der eingegebene Wert in allen weiteren Fahrten zur Verfügung.

  10. Optional können Sie folgende Daten eingeben:

    • Kostenstelle: Diese Information wirkt sich nur aus, wenn Sie aus der Fahrt eine Reise erstellen. Dann können Sie die einzelnen Kostenstellen auswerten oder mit der Buchungsliste exportieren.

    • Uhrzeit für Beginn und Ende der Fahrt

    • Zwischenziele: Zwischenziele können Sie über das Plus bzw. das Minus links unter der Liste hinzufügen oder entfernen.

    • Notiz: Geben Sie hier z. B. den aufgesuchten Geschäftspartner oder weitere Erläuterungen zu der Fahrt ein.

    Klicken Sie dazu auf die jeweilige Feldbezeichnung und aktivieren Sie das Feld.
    images/download/attachments/19891176/Feld_aktivieren.png

    Feld erhalten: Wenn Sie im Dialog bleiben, um eine neue Fahrt zu erfassen, wird der Inhalt dieses Felds in die nächste Fahrt übernommen. Beim Verwenden einer Fahrtvorlage wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben, sofern dort ein Wert definiert ist.

  11. Aktivieren Sie die Checkbox Reise erstellen, um automatisch die Reise zu der Fahrt anzulegen, aus der Sie dann Ihren Reisebericht mit Reisekostenabrechnung generieren können.

  12. Erstellen Sie bei Bedarf Belege zu der Fahrt, z. B. wenn Sie aus der Fahrt eine Reisekostenabrechnung erstellen möchten.

  13. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Nach OK im Dialog bleiben und neue Fahrt erfassen.

  14. Speichern Sie mit OK.

Grundsätzlich sind diese Eingaben ausreichend, um eine Fahrt zu erfassen und damit in das Fahrtenbuch aufzunehmen, und auch um eine Reise daraus zu erstellen. Sie können jedoch auch auf der linken Seite des Dialogs in den Bereich Belege wechseln, um der Fahrt Belege hinzuzufügen.

Weiterführendes Thema: