Start >

Firma anlegen und einrichten

Nach dem ersten Start müssen Sie eine Firma anlegen. MonKey Office ist unbegrenzt mandantenfähig. Sie können mehrere Firmen anlegen und auch gleichzeitig öffnen. Sie können mehrere Firmen in derselben Datenbank verwalten.

Voraussetzung:

Legen Sie vorab die folgenden Punkte fest und stimmen Sie sie ggf. nochmals mit einem Steuerberater ab:

Prüfen Sie jeden dieser Punkte sorgfältig, da die entsprechenden Einstellungen grundlegend für die Arbeit in MonKey Office sind und im Nachhinein nicht mehr geändert werden können!

Firmendaten eingeben

  1. Falls Sie noch keine Firma angelegt haben, werden Sie nach dem ersten Start direkt gefragt, ob Sie eine neue Firma anlegen möchten.
    Ansonsten klicken Sie in der Menüleiste auf:

    • OS X: Ablage > Firmenverwaltung

    • Windows: Datei > Firmenverwaltung

  2. Klicken Sie unten links auf das Plus.

  3. Geben Sie allgemeine Angaben zur Firma ein, wie Name und Anschrift, Telefon oder E-Mail-Adresse.
    images/download/attachments/19890763/Neue_Firma_3.png

    Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes, hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst.

  4. Sie können eine Farbe auswählen, mit der der Firmenname im Firmenfenster hervorgehoben wird. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten.

  5. Wechseln Sie oben im Fenster auf die Registerkarte Bankverbindung und geben Sie die entsprechenden Informationen ein.
    Nachdem Sie Kontonummer und Bankleitzahl eingegeben haben, können Sie über die Schaltfläche Bankdaten aktualisieren IBAN- und BIC-Code generieren.

  6. Wechseln Sie in einen anderen Bereich, indem Sie unten auf die Schaltfläche Weiter >> klicken oder auf der linken Seite auf den gewünschten Bereich klicken.

  7. Geben Sie unter Lieferanschrift bei Bedarf eine abweichende Lieferanschrift für die eigene Firma ein.
    Diese kann im Bereich Einkauf für Lieferantenbestellungen verwendet werden.

  8. Geben Sie unter Finanzamt für Umsatzsteuer/(USt) bzw. Finanzamt für Lohnsteuer/(LSt) die Daten des für die Umsatzsteuervoranmeldungen bzw. Lohnsteueranmeldungen zuständigen Finanzamts ein.
    Sie können das Finanzamt aus der internen Datenbank von MonKey Office auswählen:

    images/download/attachments/19890763/Neue_Firma21.png

    1. Geben Sie dazu im Feld Finanzamt-Nr. die Anfangsbuchstaben Ihres Finanzamts ein, z. B. "ber" für "Berlin", und klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld.

    2. Wählen Sie links oben im Eingabeassistenten Ihr Land aus.
      Daraufhin werden nur noch die passenden Einträge dargestellt.

    3. Sie können das gewünschte Finanzamt jetzt per Doppelklick übernehmen (bzw. mit den Pfeiltasten hoch/runter auswählen und mit der Eingabetaste übernehmen).

    4. Tragen Sie Ihre Steuernummer ohne Leerzeichen in das mittlere Feld ein.
      Die beiden Felder links und rechts davon werden von MonKey Office automatisch ausgefüllt und sind nicht editierbar. Bewegen Sie den Mauszeiger über das mittlere Feld und lassen Sie ihn für ca. 2 Sekunden darüber stehen, bis das Format der Steuernummer in einem gelben Hinweisfeld angezeigt wird. Der linke Zahlenblock der Steuernummer entspricht immer den letzten Stellen der Finanzamtnummer. In unserem Beispiel sind es zwei Stellen und die Finanzamtnummer lautet 1134, also muss die Steuernummer mit dem Zahlenblock 34 beginnen. Hat die eingegebene Steuernummer das korrekte Format, setzt MonKey Office die Leerzeichen automatisch ein.

  9. Geben Sie unter Steuerberater die Daten Ihres Steuerberaters ein.
    So wird Ihr Steuerberater in Deutschland beim Ausdruck von UStVA-Formularen und Umsatzsteuererklärungen (nicht bei der ELSTER-Übermittlung) als Mitwirkender eingetragen, wenn Sie im Druck-Dialog für das UStVA-Formular bzw. die Umsatzsteuererklärung die entsprechende Checkbox aktivieren.

  10. Legen Sie unter Buchhaltung folgende buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma fest:

    images/download/attachments/19890763/Neue_Firma_4.png

    1. Gewinnermittlungsart: Wenn die Firma zum Aufstellen einer Bilanz mit GuV verpflichtet ist, wählen Sie Betriebsvermögensvergleich, andernfalls die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

      Die Gewinnermittlungsart einer Firma kann später nicht mehr geändert werden. Sollte also Ihr Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt z. B. von der EÜ-Rechnung zum Betriebsvermögensvergleich wechseln, so müssten Sie dafür eine neue Firma anlegen.

    2. Kontenplan: In diesem Feld wird nach erfolgreich abgeschlossener Einrichtung der über den Dialog Vorlage auswählen ausgewählte Kontenrahmen angezeigt.

    3. Standardwährung:

      Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden.

      Wenn Sie eine Währung benötigen, die im Menü noch nicht vorhanden ist, so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein (Übersicht über ISO-Kürzel für Währungen). Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menüpunkt Vorgaben > Währungen mit genau diesem ISO-Kürzel neu anlegen.

    4. Erstes Geschäftsjahr: Geben Sie das erste Geschäftsjahr ein.

    5. Abweichendes Geschäftsjahr: Wenn das Geschäftsjahr der Firma vom Kalenderjahr abweicht, wählen Sie diese Option und geben im Menü den ersten Monat des abweichenden Geschäftsjahres an.

      Wenn nur das erste Geschäftsjahr, z. B. bedingt durch eine unterjährige Firmengründung, vom Kalenderjahr abweicht, so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr. In diesem Fall sollten Sie in MonKey Office kein abweichendes Geschäftsjahr einrichten (Hinweise zum Thema Geschäftsjahr).

    6. Nur bei der Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich:
      Versteuerung
      : Wählen Sie aus, ob für das oben angegebene erste Geschäftsjahr Soll- oder Ist-Versteuerung verwendet werden soll.
      Die Versteuerungsart ist dann für dieses Geschäftsjahr nicht mehr änderbar, erst beim Anlegen eines nachfolgenden Jahres kann zur anderen Versteuerungsart gewechselt werden.

      Sie können die Versteuerungsart nur frei wählen, wenn Sie Ihren Gewinn per Betriebsvermögensvergleich ermitteln. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Ist-Versteuerung in MonKey Office vorgegeben.

    7. Umsatzsteuerpflicht: Diese Option aktiviert die Steuerautomatik für diese Firma. Das bedeutet, dass beim Buchen auf Konten, welche einen Steuersatz hinterlegt haben, automatisch eine entsprechende Umsatzsteuerbuchung erfolgt. Wenn die Option deaktiviert wird, erfolgen keinerlei automatische Steuerbuchungen mehr, unabhängig von den Einstellungen der Konten.

    8. Gläubiger-ID: Geben Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer der Firma ein.
      Wenn Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihre Firma beantragt haben und dies jetzt durchführen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Gläubiger-ID beantragen.
      Sie werden auf die entsprechende Internetseite der Deutschen Bundesbank weitergeleitet.

    9. Umsatzsteuer-ID-Nr: Geben Sie die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer der Firma ein.
      Anders als die Steuernummer wird diese nur benötigt (und ist normalerweise auch nur dann vorhanden), wenn ein Unternehmen aus einem EU-Mitgliedsland innergemeinschaftliche Lieferungen durchführt.

    10. Art des Unternehmens bzw. Art des Betriebes: Geben Sie eine Beschreibung für die Art der Firma ein, z. B. Werbeagentur.
      Diese Angabe wird dann automatisch auf Seite 1 der Umsatzsteuererklärung in den Allgemeinen Angaben und bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch in die Anlage EÜR eingetragen.

  11. Klicken Sie auf OK, um die Firma anzulegen.

Vorlage auswählen

Um mit MonKey Office arbeiten zu können, benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten. Dazu zählen Nummernkreise, Kontenpläne, Gliederungen für Auswertungen, Steuersätze, Druckformulare, Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr. Diese werden im sogenannten Kontenrahmen zusammengefasst. Für die meist gebrauchten Kontenrahmen stellt MonKey Office Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für diese Stammdaten zur Verfügung, so dass Sie direkt mit der Arbeit beginnen können.

Sie können den Kontenrahmen später zwar noch anpassen und erweitern, aber Sie können ihn nicht nicht mehr wechseln.

Sie können jetzt eine dieser Vorlagen für die neue Firma auswählen:

  1. Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Vorlage.

    • SKR03 BV/: Für Industrie und Handel – Aufbau nach dem Prozessgliederungsprinzip

    • SKR04 BV/: Für Industrie und Handel – Aufbau nach dem Abschlusssprinzip

    • SKR07 BV/ Österreich: Anlehnung an österreichischen Einheitskontenrahmen für Firmen

    • SKR49 BV/ Verein: Für eingetragene Vereine

      Aufgrund der unterschiedlichen Besteuerung von Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sind im SKR49 keine Steuerkonten in den Steuersätzen hinterlegt. Damit die Umsatz- oder Vorsteuerbuchungen automatisch vorgenommen werden können, müssen Sie zunächst die Steuerkonten in den Steuersätzen hinterlegen.

    • SKR80 BV/ Zahnärzte: Für Zahnärzte

    • SKR81 BV/ Ärzte: Für Ärzte

  2. Klicken Sie auf OK.
    Die Firma wird automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen.

Bitte nehmen Sie auch die Einstellungen für das Papierformat vor, da es sonst zu Problemen beim Drucken kommen kann.

Weiterführendes Thema: