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Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Damit eine Buchführung im steuerrechtlichen und im handelsrechtlichen Sinne als ordnungsgemäß angesehen wird, muss sie nach bestimmten, allgemein anerkannten Normen und Regeln beschaffen sein. Die in den Gesetzen, Verordnungen und sonstigen Bestimmungen einschließlich des Handelsbrauchs aufgeführten Normen für die Buchführung von Unternehmen nennt man Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), bzw. mit Einführung der EDV-Buchführung die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Der wichtigste Grundsatz lautet: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 HGB, § 145 AO).

Weitere wichtige Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung sind:

  • Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen, daraus folgt:
    Keine Buchung ohne Beleg!

  • Von allen Schriftstücken, die mit der Buchführung zusammenhängen, müssen Kopien aufbewahrt werden.

  • Alle Buchungsbelege, Konten, Anlagenverzeichnisse, Eröffnungs- und Abschlussbilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie das verwendete Buchführungsprogramm sind zehn Jahre lang gesondert aufzubewahren.

  • Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

  • Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen können alle weiteren Buchführungsunterlagen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (vgl. § 147 AO). Beachten Sie bei der Auswahl der Datenträger jedoch die begrenzte Haltbarkeit einiger magnetischer bzw. optischer Datenträger.

  • Für die Führung der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen muss eine lebende Sprache verwendet werden, die Bedeutung von Abkürzungen oder Symbolen muss eindeutig festgelegt sein. Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen.

  • Die Eintragungen in Büchern und sonstigen Aufzeichnungen müssen vollständig, wahrheitsgemäß, zeitgerecht und geordnet erfolgen.

  • Einnahmen und Ausgaben der Kasse sollen täglich aufgezeichnet werden, alle anderen Geschäftsvorfälle sollen zeitnah erfasst werden.

  • Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden.

  • Fehlerhafte Buchungen werden nachvollziehbar durch Umkehrbuchungen (Stornierungen) und anschließendes Neubuchen korrigiert.

  • Alle Buchungen sollen mit fortlaufenden, lückenlosen und unveränderlichen Nummern versehen werden.

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