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Kennzeichen

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Hier geben Sie die grundlegenden Artikeleigenschaften ein.

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  1. Legen Sie unter Art fest, ob es sich um einen Artikel oder eine Leistung handelt.
    Bei Leistungen sind bestimmte Felder in der Artikelbearbeitung gesperrt (z. B. EAN-Code oder Gewicht), außerdem ist mit Leistungen keine Bestandsführung möglich.

  2. Deaktivieren Sie unter Merkmale die Checkbox Einkauf oder Verkauf, je nachdem, ob es sich um einen Einkaufs- oder Verkaufsartikel handelt.

  3. Legen Sie unter In Preisliste aufnehmen fest, ob der Artikel beim Anzeigen und Drucken von Preislisten berücksichtigt werden soll.

  4. Über die Artikelgruppe legen Sie die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel fest.
    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Wählen Sie die Artikelgruppe aus, in der der Artikel angelegt werden soll.

    • Wählen Sie unter Artikelgruppe die Option <Keine> aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Artikelgruppe anlegen..., um eine neue Artikelgruppe anzulegen.

  5. Standmäßig wird die Artikelnummer von MonKey Office automatisch erzeugt.
    Sie können aber auch eine manuelle Artikelnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Art.-Nr. (Manuell) auswählen.

    Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise > Alle Nummernkreise > Stammdaten > Artikel bzw. Leistung definieren.

  6. Geben Sie eine Bezeichnung für den Artikel ein.
    Diese kann mehrfach verwendet werden. Eine eindeutige Unterscheidung ist über den Matchcode gegeben.

  7. Geben Sie bei Bedarf einen Matchcode ein.
    Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für einen Artikel. Wenn hier bei einem neuen Artikel nichts eingetragen wird, dann erzeugt MonKey Office beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern des Artikels.

    Der Matchcode und die Artikelnummer sind nicht mehr änderbar, sobald der Artikel in einem Beleg verwendet wurde. Bezeichnung und Beschreibung eines Artikels können Sie jedoch jederzeit ändern.

    Um eine geänderte Artikelbezeichnung im Matchcode abzubilden, können Sie den Artikel duplizieren und dann Artikelnummer und Machtcode des Duplikats anpassen. Den nicht mehr verwendeten Artikel können Sie sperren, damit er beim Erstellen von Belegen nicht mehr zur Auswahl angeboten wird.

  8. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.

  9. Geben Sie ein, in welcher Einheit der Artikel geliefert wird, z. B. Stück.
    Das Drop-down-Menü listet als Hilfe alle bisher verwendeten Einheiten auf und ermöglicht so eine schnelle Auswahl.

  10. Machen Sie bei Bedarf Angaben zu Größe und Verpackung.

  11. Geben Sie ggf. an, auf welche Kostenstelle die Artikelumsätze gebucht werden sollen.

  12. Geben Sie bei Bedarf Angaben zum Hersteller ein (Hersteller/Hersteller-Nr/Hersteller-URL).

  13. Geben Sie bei Bedarf einen EAN-Code ein.
    Diesen können Sie dann alternativ zur Artikelnummer verwenden, z. B. beim Erstellen von Belegen.

  14. Geben Sie ggf. das Gewicht in kg ein.
    Diese Angabe wird verwendet, um in Lieferscheinen unter Berücksichtigung der Liefermenge das Gesamtgewicht zu berechnen und anzuzeigen.

  15. Geben Sie ggf. die entsprechende Menge ein. Die Option Das entspricht ist standardmäßig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. Wenn also z. B. die Einheit Stück ist und bei Gewicht 0,250 kg eingegeben wurde, wiegt ein Stück 250 g. So können Sie beim Einkauf oder Verkauf identischer Artikel in Belegen das korrekte Gewicht für unterschiedliche Mengeneinheiten ermitteln.

  16. Aktivieren Sie die Checkbox Sonstiges: Artikel ist gesperrt und geben Sie zu Ihrer eigenen Information den Grund dafür ein, damit der Artikel beim Erstellen von Belegen nicht mehr zur Auswahl angeboten wird.