Start >

Mit Datensätzen arbeiten

Die Listenansicht ist ein zentrales Element in MonKey Office. Sie zeigt die Datensätze verschiedener Bereiche an, z. B. Adressen, Artikel, Belege usw. Sie können die Ansicht nach bestimmten Kritierien filtern. Außerdem können Sie über die Listenansicht neue Datensätze anlegen, bearbeiten oder löschen.

Spalten ein- oder ausblenden

Sie können in einer Listenansicht mehr oder weniger Datenspalten anzeigen.

So passen Sie die Listenansicht an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Liste.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Spaltendarstellung anpassen....
    Das folgende Fenster öffnet sich, je nach Bereich mit unterschiedlichen Optionen:

    images/download/attachments/19890572/WIN_OP_LISTE_Spaltendarstellung.png
  3. Klicken Sie auf der linken Seite auf den gewünschten Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste auf die rechte Seite.

  4. Klicken Sie erneut auf den Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position in der Liste.

  5. Klicken Sie auf OK.
    Der Dialog wird geschlossen und Sie befinden sich wieder in der Listenansicht.

  6. Ziehen Sie ggf. die neu aktivierten Spalten auf:

    1. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Kopfzeile der Liste auf die Begrenzungslinie, an deren Position Sie die Spalte eingefügt haben.
      Der Mauszeiger wird zu einem senkrechten Strich mit Pfeil nach rechts.

    2. Klicken Sie und ziehen Sie die Spalte mit gedrückter Maustaste nach rechts auf.

    Sie können auch Spalten ausblenden, indem Sie die Spaltenbezeichnungen im Dialog Spaltendarstellung anpassen von der rechten auf die linke Seite ziehen.

Listenansicht sortieren

Sie können die Listenansichten nach verschiedenen Spalten sortieren.

So sortieren Sie die Listenansicht:

  1. Klicken Sie auf einen Spaltenkopf, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren.

  2. Klicken Sie erneut auf den Spaltenkopf, um die Reihenfolge umzukehren.

Listenansicht aktualisieren

Die Listenansicht muss nach bestimmten Vorgängen aktualisiert werden, z. B. wenn Sie eine Auswertung anzeigen möchten.

So aktualisieren Sie die Listenansicht:

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf Aktualisieren.

Listenansicht filtern

Um einen besseren Überblick über Ihre Datensätze zu haben oder nur bestimmte Datensätze anzuzeigen, können Sie die Listenansicht filtern.

So filtern Sie eine Liste:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Offene Posten > Debitorenrechnungen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Filter.
    Die Filterpalette öffnet sich, je nach Bereich mit unterschiedlichen Optionen.

    images/download/attachments/19890572/Filter_fur_Debitorenrechnungen_2.png
  3. Setzen Sie die gewünschten Optionen.

    Sie können in den Programmeinstellungen über die Checkboxen Live-Suche bei Filteränderungen festlegen, ob die Aktualisierung automatisch während der Eingabe oder manuell über die Schaltfläche Aktualisieren erfolgen soll. Über Filterpalette an Fenster andocken können Sie festlegen, ob die Filterpalette an das Hauptfenster der Firma angedockt werden soll.

  4. Aktivieren Sie die Option Sync, damit auch die Filter in den anderen Programmbereichen diese Zeitraumeinstellung übernehmen.

  5. Klicken Sie oben links auf das Plus, um weitere Filteroptionen hinzufügen (falls verfügbar).

    Klicken Sie in der Menüleiste auf Darstellung > Infoleiste einblenden, um die aktuellen Filtereinstellungen in der Infoleiste am unteren Rand des Firmenfensters anzuzeigen.

    Bevor Sie in einem anderen Bereich des Programms weiterarbeiten, klicken Sie im Filter auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen, da die Filtereinstellungen beim Verlassen eines Bereichs erhalten bleiben. Dies kann dazu führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt Datensätze ungewollt ausgeblendet werden.

Filterset speichern

Häufig benutzte Kombinationen von Filteroptionen können Sie auch als Filterset speichern und so zukünftig schneller filtern.

So speichern Sie ein Filterset:

  1. Setzen Sie die gewünschten Filteroptionen.

  2. Klicken Sie in der Filterpalette auf Sichern....

  3. Geben Sie einen Namen für das Filterset ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Ab sofort können Sie das Filterset in der Filterpalette über die Schaltfläche Filterset aufrufen und anwenden.

Neuen Datensatz anlegen

So legen Sie einen neuen Datensatz an:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Offene Posten > Debitorenrechnungen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

  3. Geben Sie Ihre Daten ein.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Datensatz zu speichern.

Um einen neuen Datensatz schneller zu erstellen, können Sie einen vorhandenen Datensatz duplizieren, bearbeiten und dann als "neuen" Datensatz speichern.

Datensatz bearbeiten

So bearbeiten Sie einen Datensatz:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Offene Posten > Debitorenrechnungen.

  2. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten.
    Der Bearbeitungsdialog wird geöffnet.

    Alternativ können Sie den Dialog folgendermaßen öffnen:

    • Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion > Bearbeiten....

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datensatz und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten....

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie mit OK.

Mehrere Datensätze gleichzeitig ändern

Es kommt vor, dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Datensätze ändern möchte. Wenn Sie z. B. für einen ganzen Kontonummernbereich eine Buchungssperre setzen möchten, können Sie dies schnell und bequem mit dem Befehl Mehrere Ändern erledigen.

So ändern Sie mehrere Datensätze gleichzeitig:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Stammdaten > Konten.

  2. Markieren Sie alle Datensätze, die sie gesammelt bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü oder über Toolbar > Aktion den Eintrag Mehrere Ändern....

    images/download/attachments/19890572/Mehrere_Konten_andern.png

    Im linken Teil dieses Dialogs (schwarze Schrift) aktivieren Sie die Datenfelder, die Sie in mehreren Datensätzen gleichzeitg ändern möchten, im rechten Teil (ausgegraut) nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor.

  4. Aktivieren Sie die Checkbox links vor dem gewünschten Datenfeld und nehmen Sie dann rechts davon die entsprechende Änderung vor.
    Wenn Sie also im obigen Beispiel für alle ausgewählten Konten eine Buchungssperre aktivieren möchten, dann aktivieren Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Buchungssperre und auch die Checkbox dahinter:
    images/download/attachments/19890572/Mehrere_andern_Buchungsperre.png

  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderung auf alle ausgewählten Datensätze zu übertragen.
    Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die geänderten Felder noch einmal anzeigt.
    images/download/attachments/19890572/MonKey_Office_2016_5.png

    Überprüfen Sie die angezeigten Felder genau. Falls Sie eine Checkbox versehentlich aktiviert haben, wird bei Eingabefeldern der Feldinhalt in allen ausgewählten Datensätzen gelöscht und kann nicht mehr wiederhergestellt werden!

  6. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
    Die Änderung wird auf alle ausgewählten Datensätze übertragen. Nicht aktivierte Datenfelder werden nicht geändert.

Datensatz löschen

Sie können einen Datensatz nur löschen, wenn er in keinem Vorgang verwendet wird. D. h. bei Adressen, dass keine Aufträge oder offenen Posten (Rechnungen oder Zahlungen) zu dieser Adresse vorliegen, oder bei Artikeln, dass diese nicht in Belegen verwendet werden.

So löschen Sie einen Datensatz:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Stammdaten > Adressen.

  2. Markieren Sie den gewünschten Eintrag.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Löschen.

  4. Um diesen Datensatz unwiderruflich zu löschen, bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Datensätze drucken

Sie können verschiedene Arten von Datensatzlisten drucken (kompakt/ausführlich) oder nur bestimmte Datensätze drucken. So können Sie z. B. Adresslisten Ihrer Debitoren drucken oder eine Artikelliste.

Voraussetzung:

So drucken Sie eine Datensatzliste:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Stammdaten > Adressen.

  2. Wählen Sie aus, welche Daten Sie drucken möchten:

    • Listenansichten, Auswertungen:

      1. Filtern Sie die Ansicht bei Bedarf oder grenzen Sie die Ansicht über die Schnellsuche oben rechts im Fenster ein.

        Es werden immer nur die Datensätze gedruckt, die aktuell in der Listenansicht angezeigt werden, d. h., Sie können über den Filter und die Schnellsuche eingrenzen, welche Datensätze gedruckt werden.

    • Belege, Dokumente:

      1. Markieren Sie die Datensätze, die Sie als Dokument ausgeben möchten.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken.

  4. Klicken Sie je nach gewünschter Art der Datensatzliste auf das entsprechende Formular.
    Je nach Datensatztyp stehen Ihnen hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

    Klicken Sie auf Vorschau..., um eine Vorschau des Ausdrucks anzuzeigen.

  5. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • PDF...: Sie können die Datensätze als PDF-Dokument speichern.

    • E-Mail...: Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster, mit dem Sie die Datensätze direkt aus MonKey Office als PDF-Dokument per E-Mail versenden können.

      Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie die E-Mail-Accounts zum Versenden von E-Mails konfiguriert haben.

    • Drucken...: Sie können die Datensätze über Ihren lokal eingerichteten Drucker ausdrucken.

Datensatz duplizieren

Um einen neuen Datensatz schneller zu erstellen, können Sie einen vorhandenen Datensatz duplizieren, das Duplikat bearbeiten und dann unter einem anderen Namen speichern.

So duplizieren Sie einen Datensatz:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Stammdaten > Adressen.

  2. Markieren Sie den gewünschten Eintrag.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Duplizieren.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

  5. Speichern Sie mit OK.