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Neue Adresse eingeben

Im Bereich Adressen geben Sie alle Daten zu einem Geschäftspartner ein, um dann in anderen Programmbereichen darauf zugreifen zu können.

So legen Sie eine neue Adresse an:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Adressen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
    Der Dialog Neue Adresse wird geöffnet. Über die linke Seite dieses Dialogs gelangen Sie in die verschiedenen Bereiche, die im Folgenden einzeln beschrieben werden.

  3. Geben Sie die Daten ein und speichern Sie mit OK.

Kennzeichen

  1. Sie können hier einen eigenen Matchcode und eine eigene Adressnummer für den Geschäftspartner eingeben.
    Ansonsten wird beides von MonKey Office automatisch erzeugt. Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für eine Adresse.

    Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Adressnummer mit Zählerbestandteilen passieren, dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeigten Vorschlag entspricht. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Nummer zu dem Zeitpunkt, an dem der Dialog Neue Adresse geöffnet wird.

    Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise > Alle Nummernkreise > Stammdaten > Adresse definieren.

  2. Sie können hier den Status und die Option Lieferstopp bzw. Bestellstopp festlegen, siehe Abschnitt Kunde Faktura.

  3. Geben Sie ggf. eine Kategorie ein, um Ihre Adressen nach verschiedenen Gesichtspunkten gruppieren, z. B. nach Standort oder ob sie Newsletter-Empfänger sind.

  4. Geben Sie bei Bedarf Notizen zur internen Verwendung ein.

Ansprechpartner (nur Modul PRO)

Hier geben Sie weitere Ansprechpartner ein. Diese können dann in Briefen und Belegen eingesetzt werden.

  1. Klicken Sie unten links auf das Plus.
    Der Dialog Neuer Ansprechpartner wird geöffnet.

  2. Tragen Sie die gewünschten Informationen ein.

  3. Unter Kommunikation in Liste anzeigen als legen Sie fest, welche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in der Liste der Ansprechpartner angezeigt wird.

  4. Speichern Sie mit OK.

Aktivität (nur Modul PRO)

  1. Klicken Sie unten links auf das Plus.
    Der Dialog Neue Aktivität wird angezeigt.

  2. Sie können folgende Angaben auswählen:

    • Ansprechpartner

    • Projekt

    • Art: Telefonat, Besuch/Treffen, E-Mail, Brief, Sonstiges, Notiz

    • Bearbeiter

  3. Geben Sie Datum, Betreff und Beschreibung ein.

  4. Speichern Sie mit OK.

  5. Um eine Aktivität zu duplizieren oder zu löschen, markieren Sie sie und klicken Sie links unter der Liste auf das entsprechende Symbol.

Rechnungsanschrift

  1. Geben Sie alle notwendigen Angaben zu Anschrift, Ansprechpartner und sonstigen Kommunikationskanälen ein.

  2. Um in Belegen automatisch eine Anrede einzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Sie legen unter Anrede das Geschlecht fest. Dann wird in alle Belege die Grußformel "Sehr geehrter Herr [Name]" bzw. "Sehr geehrte Frau [Name]" eingefügt.

    • Sie geben eine individuelle Briefanrede und/oder einen Briefgruß ein.

  3. Wenn Sie mit multilingualen Druckformularen arbeiten, legen Sie unter Belegsprache die standardmäßig verwendete Sprache für Verkaufs- und Einkaufsbelege fest.

    Multilinguale Druckformulare können Sie mithilfe des Handbuchs Formularentwicklung selbst erstellen oder bei ProSaldo als kostenpflichtige Dienstleistung in Auftrag geben.

Lieferanschrift

  1. Geben Sie ggf. eine abweichende Lieferanschrift ein.

  2. Aktivieren Sie die Checkbox Lieferanschrift verwenden, wenn diese in Ausgangsrechnungen standardmäßig verwendet werden soll.

    Achten Sie in diesem Fall darauf, auch hier im Bereich Lieferanschrift einen Empfänger (Firma und/oder Person) einzugeben, da diese Daten sonst nicht auf den Belegen erscheinen.

  3. Sie können die standardmäßig verwendete Lieferart eingeben. Dies kann der internen Information dienen oder mit einem angepassten Druckformular auf Belegen ausgegeben werden.

Kunde Faktura

In diesem Bereich geben Sie alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Kunden ein.

Empfohlene Angaben:

  1. Wählen Sie den Status aus.

    Bei Auswahl der Option Kein Kunde sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seite deaktiviert. Außerdem ist diese Adresse dann bei der Belegerstellung und bei der Eingabe von offenen Posten nicht auswählbar.

  2. Das Debitorenkonto wird automatisch neu angelegt und nur diesem Kunden zugewiesen.
    Sie können aber auch folgende Optionen wählen:

    • Um das Konto manuell zuzuweisen oder ein vorhandenes Konto auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil vor der Feldbezeichnung und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.

    • Um der aktuellen Adresse ein bereits einer anderen Adresse zugeordnetes Debitorenkonto zuweisen, aktivieren Sie die Checkbox Sammelkonto.

      Die Funktion Sammelkonto ist nützlich, wenn Sie sehr viele Kunden mit (im Einzelfall) wenigen Rechnungen haben. Sie können dann z. B. Debitorenkonten für die Kundenbereiche A, B, C usw. anlegen und zum Beispiel allen Kunden, deren Name mit A beginnt, ein Debitorenkonto "Sammelkonto A" zuweisen. So vermeiden Sie das Anlegen von hunderten Debitorenkonten, auf denen sich kaum Buchungen befinden.

  3. Wählen Sie das Ertragskonto, auf welches der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll.
    Dieses Konto wird dann bei der direkten Erfassung im Bereich Offene Posten automatisch in das Eingabeformular eingesetzt. In der Auftragsverwaltung, also im Bereich Verkauf in der Seitenleiste, werden die Erlöskonten über die Artikelgruppen definiert.

  4. Wählen Sie das Finanzkonto aus, auf welches im Normalfall der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll.

  5. Wählen Sie die Währung aus, die standardmäßig als Rechnungs- oder Zahlungswährung bei der Erstellung von Verkaufsbelegen oder offenen Posten zu diesem Kunden verwendet wird.

  6. Wählen Sie unter Preisangabe die Fakturierungsart (Brutto oder Netto) für diesen Kunden aus.
    Bei der Auswahl von Standard wird die globale Voreinstellung (aus den REWE-Vorgaben) verwendet.

  7. Wählen Sie einen Eintrag unter Zahlungsbedingungen aus.
    Die Zahlungsbedingungen für den Kunden werden dann bei der Erstellung von Verkaufsbelegen oder offenen Posten automatisch übernommen. Neue Zahlungsbedingungen können Sie unter Vorgaben > Zahlungsbedingungen anlegen.

Weitere Angaben:

  1. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Lieferstopp.
    Bei der Auswahl dieser Adresse in einem Beleg wird ein Hinweis auf den Lieferstopp angezeigt.

  2. Tragen Sie ggf. die Kostenstellen ein, auf welche der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll.
    Diese Einstellung wirkt sich nur auf Rechnungen im Bereich Offene Posten aus. Bei Belegen im Bereich Einkauf & Verkauf wird die Kostenstelle aus dem Artikel verwendet.

  3. Geben Sie unter UStID-Nr die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden ein (nicht zu verwechseln mit der Steuernummer).
    Diese Angabe wird nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen benötigt.

  4. Wählen Sie das Steuergebiet aus, um damit das Buchungskonto und somit die Umsatzsteuerberechnung in Verkaufsbelegen festzulegen.

    In der Artikelgruppe können Sie für jedes Steuergebiet ein anderes Erlöskonto festlegen. Somit kann ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort unterschiedlich besteuert werden.

  5. Wählen Sie aus, welche Preisliste beim Erstellen eines neuen Verkaufsbelegs voreingestellt wird.
    Ist keine Preisliste angegeben, so wird die globale Standardpreisliste verwendet.

  6. Geben Sie ggf. unter Rabatt einen kundenspezifischen Auftragsrabatt ein.
    Dieser wird als Gesamtrabatt in einen neuen Auftrag übernommen (kann dort aber noch beliebig verändert werden).

  7. Geben Sie bei Bedarf einen Kreditrahmen ein.
    Das Überschreiten des eingegebenen Kreditrahmens führt beim Erstellen einer Auftragsbestätigung oder Rechnung zu einer Warnung.

  8. Geben Sie ggf. unter Externe Nummer die Kundennummer ein, unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Kunden geführt wird.

  9. Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox Nicht Mahnen, damit ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen Mahnwesen nicht berücksichtigt wird.

Kunde Bank

  1. Geben Sie die Bankverbindung und/oder Kreditkartendaten des Kunden ein.
    Diese Angaben werden zum Generieren von kundenspezifischen Zahlungsbedingungen benötigt und im Verkaufsbeleg dann an die Stelle der entsprechenden Platzhalter eingefügt. Weiterhin werden diese Angaben benötigt, um in der Offene-Posten-Verwaltung Zahlungsaufträge erstellen zu können.

Kunde SEPA-Mandat

Hier können Sie SEPA-Mandate für einen Kunden generieren.

Lieferant Faktura

In diesem Bereich geben Sie alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Lieferanten ein. Im Wesentlichen haben Sie hier die gleichen Eingabemöglichkeiten wie unter Kunde Faktura, jedoch mit folgenden Unterschieden:

  • Aufwandskonto
    An Stelle des Ertragskontos geben Sie das Aufwandskonto an, auf welches der Aufwand einer Eingangsrechnung von diesem Lieferanten gebucht werden soll.

  • Bestellstopp
    Bei der Auswahl dieser Adresse in einem Beleg wird ein Hinweis auf den Bestellstopp angezeigt.

  • Kreditrahmen
    Das Überschreiten des eingegebenen Kreditrahmens führt beim Erstellen einer Bestellung oder Eingangsrechnung zu einer Warnung.

Lieferant Bank

  1. Geben Sie die Bankverbindung des Lieferanten ein, um in der Offene-Posten-Verwaltung Zahlungsaufträge erstellen zu können.

Zusatzinformationen

  1. Geben Sie zur eigenen Information das Datum des letzten Kontakts und für die Wiedervorlage ein. Auch hier können Sie Notizen hinzufügen.