Start >

Neue Rechnung erfassen

Mit nur wenigen Eingaben und ohne buchhalterische Kenntnisse können Sie hier eine komplette Rechnung erfassen/buchen und so den Status der Rechnung verfolgen.

Falls Sie das Modul REWE nutzen und Ihre Rechnungen dort erstellen, um sie dann auch ausdrucken zu können, können Sie diesen Artikel vernachlässigen. In REWE erstellte Rechnungen werden automatisch in die Offene-Posten-Verwaltung übernommen.

So erfassen Sie eine Rechnung über die Offene-Posten-Verwaltung:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf eine der folgenden Optionen:

    • Offene Posten > Debitorenrechnungen für Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden versenden

    • Offene Posten > Kreditorenrechnungen für Rechnungen, die Ihre Firma erhalten hat

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

  3. Geben Sie den ersten Buchstaben des Kunden/Lieferanten in das Feld Debitor bzw. Kreditor ein.
    Der Dialog zur Adressauswahl wird geöffnet.

  4. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf OK.
    Das Debitoren-/Kreditorenkonto, die Währung, die Zahlungsbedingungen, das Erlös-/Aufwandskonto mit Steuersatz sowie die Kostenstellen werden sofort aus der Adresse übernommen, sofern Sie dort hinterlegt wurden.

  5. Falls die Felder Debitoren-/Kreditorenkonto, Währung, Zahlungsbedingungen, Erlös-/Aufwandskonto sowie Kostenstellen nicht automatisch ausgefüllt wurden, geben Sie die entsprechenden Daten ein.

    Für die meisten Geschäftsfälle ist der zugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der Definition des entsprechenden Kontos hinterlegt. Diese Voreinstellung trägt sich automatisch in das Feld Steuer ein, wenn das betreffende Konto ausgewählt wird. Um die automatische Steuerberechnung eines Kontos zu unterdrücken, aktivieren Sie das Feld Steuer und geben Sie ein Minuszeichen ein.

  6. Geben Sie das Datum der Rechnung ein.
    In Deutschland ist dies normalerweise das Liefer- oder Leistungsdatum (Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung).

  7. Im Feld UStID-Nr. wird die in der Adresse hinterlegte Umsatzsteuer-ID angezeigt. Das Feld ist nicht editierbar. Änderungen nehmen Sie bitte im Bereich Stammdaten > Adressen vor.

  8. Standmäßig wird die Rechnungsnummer von MonKey Office automatisch erzeugt.
    Sie können aber auch eine manuelle Rechnungsnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Re.-Nr. (Manuell) auswählen.
    Die Rechnungsnummer wird in der Buchung zur Belegnummer und sollte schon aus Gründen der späteren Nachvollziehbarkeit in jedem Fall eingegeben werden. Außerdem ist eine eindeutige Rechnungsnummer in Deutschland Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung.

    Die Nummernkreise können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise > Alle Nummernkreise > Buchhaltung > Standard definieren.

  9. Geben Sie bei Bedarf eine Referenz ein. Dieses Feld müssen Sie zuvor aktivieren.

  10. Die Felder Währung und Zahlungsbedingungen werden standardmäßig aus der Adresse übernommen, können hier aber geändert werden. Diese Änderungen beziehen sich dann nur auf die aktuelle Rechnung. Diese Felder müssen ebenfalls aktiviert werden.

  11. Das Feld Buchungstext ist standardmäßig deaktiviert und wird automatisch ausgefüllt ("Rechnung", Matchcode). Um den Buchungstext zu ändern, aktivieren Sie das Feld über den Pfeil vor dem Feldnamen.

  12. Geben Sie unter Betrag den Rechungsbetrag ein.
    Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung negativ ist, dann wird diese Rechnung als Gutschrift behandelt.

  13. Klicken Sie auf das Plus, um eine weitere Rechnungsposition hinzuzufügen.

    Da MonKey Office die erforderlichen FIBU-Buchungen automatisch vornimmt, können Sie auf diese Weise auch ganz einfach Splitt-Buchungen erfassen, z. B. wenn die Rechnung Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält.

  14. Nur Modul PRO: Aktivieren Sie die Checkbox Sofortzahlung über Konto und geben Sie die Kontonummer für das Erlös- bzw. Aufwandskonto ein, um die Zahlung direkt zu verbuchen, siehe Sofortzahlung erstellen.

  15. Speichern Sie mit OK.

Die Rechnung wird automatisch gebucht. Die Zahlung erfassen Sie ebenfalls im Bereich Offene Posten, auch hier erzeugt MonKey Office automatisch alle zugehörigen Buchungen.

Im Normalfall sollten Sie keine manuellen Buchungen für die Rechnung vornehmen, da es sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung kommt.

Weiterführende Themen: