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Neuen Beleg erstellen

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So erstellen Sie einen Beleg:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf eine der folgenden Optionen:

    • Einkauf & Verkauf > Verkaufsbelege

    • Einkauf & Verkauf > Einkaufsbelege

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

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Kennzeichen

  1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Auftragsart bzw. Belegart den gewünschten Eintrag aus.

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Belegarten im Einkauf und Belegarten im Verkauf.

  2. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Entwurf/Vorlage.

  3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld Empfänger, um den Kunden aus Ihrem Adressbuch auszuwählen.
    Die Daten des Kunden werden automatisch in den Beleg übernommen.

  4. Nur Modul PRO: Wählen Sie ggf. einen Ansprechpartner aus.

  5. Standmäßig wird die Belegnummer von MonKey Office automatisch erzeugt.
    Sie können aber auch eine manuelle Belegnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Beleg-Nr. (Manuell) auswählen.

    Die Nummernkreise für die einzelnen Belegarten können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise> Alle Nummernkreise > Einkauf bzw. Verkauf definieren.

  6. Wählen Sie das Steuergebiet aus:

    • Inland

    • EU-Ausland

    • Ausland

    • Steuerfrei

    Jedes Steuergebiet ist mit einem Buchungskonto verknüpft, über das letztendlich der Steuersatz für die Umsätze dieses Belegs festgelegt wird.

  7. Im Feld UStID-Nr. wird die in der Adresse hinterlegte Umsatzsteuer-ID angezeigt. Das Feld ist nicht editierbar. Änderungen nehmen Sie bitte im Bereich Stammdaten > Adressen vor.

  8. Wenn Sie mit kunden- oder lieferantenspezifischen Einkaufs- oder Verkaufspreisen arbeiten, wählen Sie auf der rechten Seite im Drop-down-Menü Preisliste den entsprechenden Eintrag aus.

  9. Unter Bearbeiter wird automatisch der aktuell angemeldete Benutzer angezeigt. Wenn Sie die Option Für Rückfragen angeben aktivieren, wird dieser im Ausdruck des Belegs (bei Verwendung eines Systemformulars) dann unterhalb des Datums mit seinen Kontaktinformationen (falls vorhanden) als Ansprechpartner für Rückfragen eingesetzt. Falls vorhanden, können Sie einen anderen Benutzer aus der Drop-down-Liste auswählen.

  10. Die Lieferart kann frei eingegeben oder ausgewählt werden.
    Das Drop-down-Menü enthält alle Lieferarten, die in mindestens einer Adresse hinterlegt wurden. Um die Lieferart beim Druck mit auszugeben, muss das Druckformular entsprechend angepasst werden.

  11. Weisen Sie den Beleg ggf. einem Projekt zu, indem Sie ein vorhandenes Projekt auswählen oder ein neues Projekt anlegen.

Kopf- und Fußtext

  1. Wechseln Sie ggf. in den Bereich Kopf-/Fußtext, um die Textbausteine für den Beleg anzupassen oder über einen Rechtsklick andere Textbausteine und/oder Platzhalter einzufügen.

Positionen

  1. Wechseln Sie in den Bereich Positionen, um die Artikel oder Leistungen einzugeben.

    1. Klicken Sie oben links auf das Drop-down-Menü und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

      • Stammartikel, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen

      • Alternativer Stammartikel, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen, der als Alternativposition angeboten wird

      • Manueller Artikel, um einen Artikel anzulegen, der speziell für diesen Beleg gilt und nicht in der Artikelverwaltung gelistet wird

      • Alternativer manueller Artikel, um einen manuellen Artikel anzulegen, der als Alternativposition angeboten wird

      • Textposition, um einen beliebigen Text einzugeben, z. B. weitere Erläuterungen zu einer Position

      • Zwischensumme

      • Seitenumbruch

      • Kommentar, um einen Kommentar für interne Zwecke einzugeben, der nicht auf dem ausgedruckten Beleg angezeigt wird

        Über die Schaltfläche Neuen Artikel anlegen... können Sie hier einen neuen Artikel in der Artikelverwaltung anlegen.

        Im Bereich Einkauf wird beim Anlegen einer Bestellanfrage oder Bestellung auf dieser Seite zusätzlich die Schaltfläche Bestellvorschläge anzeigen eingeblendet. Wenn Sie die Lagerverwaltung nutzen, können Sie sich so auf Basis Ihres Lagerbestands Vorschläge für die Bestellung anzeigen lassen.

    2. Wenn Sie (Alternativer) Stammartikel ausgewählt haben, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Artikel-Nr/EAN und wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Liste.

      Sie können beliebig viele Artikel gleichzeitig in den Beleg übernehmen, indem Sie mit gedrückter <cmd>-Taste (OS X) bzw. <Strg>-Taste (Windows) mehrere Artikel gleichzeitig auswählen.

    3. Nur bei Einkaufsbelegen:
      Wenn Sie Einkaufspreise für den Artikel hinterlegt haben, wird neben EP Netto [Währung] ein Pfeil angezeigt, über den Sie die hinterlegten Einkaufspreise aus einer Liste auswählen können.

    4. Nur bei Wareneingang bzw. Eingangsrechnung mit Lagerbuchung:
      Geben Sie ggf. die nicht lieferbare Menge für diese Position ein.

    5. Füllen Sie alle weiteren notwendigen Daten zu dieser Position aus.

    6. Nur bei Verkaufsbelegen:
      Wenn Sie mit der Artikelverwaltung arbeiten, wird der Verkaufpreis aus den Artikelstammdaten entnommen, Sie können den Preis jedoch auch ändern.

      Wenn Sie mit kundenspezifischen Verkaufspreisen oder Preisstaffelungen arbeiten, wird je nach Einstellung entweder der niedrigste Preis oder der Preis des Kunden verwendet.

      Wenn Sie an dieser Stelle mit Preislisten arbeiten möchten, muss auf der Seite Kennzeichen dieses Dialogs eine Preisliste ausgewählt sein (siehe oben, Punkt 6).

    7. Fügen Sie ggf. eine weitere Position hinzu:

      • Klicken Sie unten links auf das Plus, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen

      • Klicken Sie unten links auf die zwei Pluszeichen, um eine markierte Zeile zu kopieren

    8. Um die Reihenfolge der Positionen zu verändern, ziehen Sie die gewünschte Position mit gedrückter Maustaste nach oben oder unten (Drag-and-drop).

    9. Um eine Position zu entfernen, klicken Sie unten links auf das Minus.
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      Mit der Schaltfläche Artikel-Bezeichnung unter der Positionsliste können Sie auswählen, ob in der ersten Zeile der jeweiligen Positionen die Artikel-Bezeichnung oder die Artikel-Nummer angezeigt wird. Mit dem Schieberegler rechts daneben können Sie die Höhe der Positionszeilen anpassen.

Gesamtbeträge

  1. Im Bereich Gesamtbeträge können Sie die verschiedenen Gesamtbeträge (Netto, Brutto, Steuer) des Belegs einsehen, Rabatte, Zahlungsbedingungen und SEPA-Mandatsreferenz bearbeiten sowie festlegen, ob gemahnt werden soll. Mit dem Modul PRO können Sie hier auch eine Sofortzahlung erstellen.

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Notizen

  1. Im Bereich Notizen können Sie interne Notizen bezüglich dieses Belegs erfassen, wie z. B. telefonische Absprachen o. Ä.
    Diese Informationen sind nur zur internen Verwendung und erscheinen nicht auf den ausgedruckten Belegen.

  2. Speichern Sie mit OK.

Sie können den Beleg jetzt drucken oder per E-Mail versenden.

MonKey Office erzeugt automatisch die Buchungen zu einem Beleg. Die Zahlung zu einem Beleg erfassen Sie im Bereich Offene Posten, auch hier erzeugt MonKey Office automatisch alle zugehörigen Buchungen.

Nehmen Sie keine manuellen Buchungen für den Beleg vor, da es sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung kommt.

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