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Stammdaten aus Vorlagen importieren

Innerhalb derselben MonKey Reisekosten-Datenbank können Sie allgemeine Daten, wie z. B. Fahrer, Reisevorlagen oder Importdefinitionen, aus einer anderen Firma importieren.

Neue Programmversionen enthalten oftmals auch erweiterte oder an gesetzliche Änderungen angepasste Stammdatenvorlagen. Hinweise dazu finden Sie dann in den Release Notes zur neuen Programmversion. Solche aktualisierten Vorlagen stehen nicht automatisch in den bereits angelegten Firmen zur Verfügung, sondern müssen bei Bedarf erst importiert werden.

So importieren Sie allgemeine Daten aus einer anderen Firma innerhalb derselben MonKey Reisekosten-Datenbank:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Import Vorlagen.

  2. Klicken Sie unter Quelle > Vorhandene Firma auf die gewünschte Firma.
    Im rechten Teil des Fensters wird eine Liste aller Bereiche dieser Vorlage angezeigt.

  3. Wählen Sie die Bereiche aus, die importiert werden sollen:

    • Um ausschließlich neue Elemente eines Stammdatenbereichs zu übernehmen (z. B. neue Fahrer) – ohne die bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie nur die Checkbox in der Spalte Bereich.

    • Um neue Elemente zu übernehmen und auch bereits vorhandene Elemente eines Stammdatenbereichs zu aktualisieren – und damit auch alle bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Bereich und zusätzlich die Checkbox in der Spalte Aktualisieren.

    Um alle Checkboxen einer Spalte zu aktivieren, klicken Sie mit gedrückter <alt>-Taste auf eine Checkbox.

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  4. Klicken Sie auf Importieren.
    Der Importvorgang wird ausgeführt und anschließend das Protokoll angezeigt.

So aktualisieren Sie die Stammdaten aus einer mitgelieferten Vorlage:

  1. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Datenbank.

    Wenn Sie eine falsche und nicht zum aktuellen Land passende Vorlage auswählen, kann die Datenbank dadurch unbrauchbar werden. Daher ist eine Datensicherung extrem wichtig, um ggf. wieder auf den alten Stand zurückzukommen.

  2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Import Vorlagen.

  3. Klicken Sie in der Spalte Quelle auf die Vorlage, die Sie beim Einrichten der Firma gewählt haben.
    In der Grundeinstellung wird nur die Vorlage angezeigt, die dem aktuellen Land entspricht. Andernfalls können Sie unten links die Option Nur zum aktuellen Firmenland passende Quellen anzeigen aktivieren.
    Im rechten Teil des Fensters wird eine Liste aller Bereiche dieser Vorlage angezeigt.

  4. Wählen Sie die Bereiche aus, die importiert werden sollen:

    • Um ausschließlich neue Elemente eines Stammdatenbereichs zu übernehmen (z. B. neue Pauschalen) – ohne die bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie nur die Checkbox in der Spalte Bereich.

    • Um neue Elemente zu übernehmen und auch bereits vorhandene Elemente eines Stammdatenbereichs zu aktualisieren – und damit auch alle bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Bereich und zusätzlich die Checkbox in der Spalte Aktualisieren.

  5. Klicken Sie auf Importieren.
    Der Importvorgang wird ausgeführt und anschließend das Protokoll angezeigt.

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