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Textdateien importieren und exportieren

Mit Import- und Exportfunktionen werden Daten zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei oftmals identisch:
Das Programm, welches die Daten zur Verfügung stellt, exportiert diese in eine Datei, wobei der Name und Speicherort dieser Exportdatei zumeist vom Benutzer festgelegt wird. In vielen Fällen kann bzw. muss der Inhalt der Exportdatei ebenfalls vom Benutzer definiert werden, dies betrifft einerseits die enthaltenen Datenfelder (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum) und andererseits die enthaltenen Datensätze (z. B. Lehmann, Müller und Schulz, aber nicht Friedrich und Meier). Festgelegt werden muss in jedem Fall noch das Datenformat für den Export (z. B. Textformat, Felder mit Tabulator getrennt, Datensätze mit Zeilenumbruch getrennt).
Für den Import in ein anderes Programm muss dieses also wissen, wo sich die zu importierende Datei befindet, in welchem Datenformat und mit welchen Datenfeldern diese aufgebaut ist. Ohne exakte Übereinstimmungen in diesen Parametern wird ein erfolgreicher Datenaustausch nicht möglich sein. Auch muss die Art der Daten (wie z. B. Statusfelder) den Anforderungen des importierenden Programms genügen. Wenn also z. B. beim Export ein Kunde mit der Kategorie "K" und ein Lieferant mit der Kategorie "L" versehen wird und das importierende Programm Kunden mit einer "1" und Lieferanten mit einer "2" erwartet, dann wird hier eine sinnvolle Zuordnung nicht möglich sein bzw. der Import als fehlerhaft abgebrochen werden.

In MonKey Office besteht ein Import bzw. Export von Textdateien deshalb aus zwei Schritten:

  1. Die Import- bzw. Exportdefinition festlegen

  2. Den Import- bzw. Exportvorgang ausführen

Welche Daten können per Textdatei importiert und exportiert werden?

Sie können folgende Daten aus Textdateien in die verschiedenen Programmbereiche von MonKey Office importieren oder als Textdatei exportieren:

Freeware

Modul FIBU

Modul REWE

Adressen

x

x

x

Artikel und Leistungen

-

-

x

Konten

x

x

x

Buchungen

nur im Bereich Einnahmen & Ausgaben und Eröffnungsbuchungen

x

nur im Bereich Einnahmen & Ausgaben und Eröffnungsbuchungen

Anlagen

-

x

-

Belege und offene Posten können nicht importiert oder exportiert werden.

Zur Veranschaulichung der Importformate legen Sie sich am besten eine Adresse, eine Buchung und (soweit eine REWE-Linzenz vorhanden oder die Testphase noch nicht abgelaufen ist) eine Artikelgruppe und einen Artikel an. Exportieren Sie diese dann aus MonKey Office und öffnen Sie die Exportdateien in einer Tabellenkalkulation. Auf diese Weise können Sie sehen, wie eine aus einem anderen Programm exportierte Datei aussehen sollte, um den Import in MonKey Office perfekt vorzubereiten. Sollte eine Anpassung Ihrer Daten erforderlich sein, können Sie diese vor dem Import in MonKey Office in der Tabellenkalkulation vornehmen.

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