Dokumentation

Artikel/Leistungen verwalten

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Das Modul REWE hilft Ihnen bei der Verwaltung der Artikel und/oder Leistungen, die Sie verkaufen oder aber extern einkaufen. So können Sie beim Erstellen von Verkaufs- oder Einkaufsbelegen bequem auf die darin hinterlegten Daten, wie etwa den Preis, zugreifen und Angebote oder Rechnungen in Sekundenschnelle erstellen. Zusätzlich steht Ihnen bei Bedarf auch eine Lagerverwaltung zur Verfügung, mit der Sie immer den Überblick über Ihren Lagerbestand behalten und sich z. B. bei Unterschreiten des Mindestbestands an eine Bestellung erinnern lassen können.

In folgendem Beispiel legen wir zuerst allgemeine Artikelvorgaben fest, legen dann eine Artikelgruppe Dienstleistungen Grafik an und zu guter Letzt die Leistung Logo-Erstellung, die wir der zuvor erstellten Artikelgruppe zuordnen.

Die Artikelverwaltung

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Artikel und Leistungen, um die Artikelverwaltung aufzurufen.
    Die Artikel sind in sogenannten Artikelgruppen organisiert, die in der linken Spalte hierarchisch angeordnet sind.
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Artikel- und Belegvorgaben festlegen

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Sie können allgemeine Daten, wie z. B. die Standardfakturierungsart oder die Nachkommastellen für den Einzelpreis/die Menge, zentral für alle Artikel und Leistungen festlegen. Die Fakturierungsart können Sie zusätzlich in den einzelnen Artikeln ändern und damit die allgemeinen Vorgaben für den einzelnen Artikel überschreiben.

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorgaben > REWE-Vorgaben.

  2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:

    • Verkauf > Allgemein

    • Einkauf > Allgemein

  3. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
    Mit der Auswahl unter In Preislisten wird vorrangig legen Sie fest, welcher Preis in einer Verkaufspreisliste angezeigt wird, wenn Sie nach einem bestimmten Kunden filtern.

  4. Klicken Sie auf Sichern.

Neue Artikelgruppe anlegen

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Eine neue Artikelgruppe anlegen

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Stammdaten > Artikel und Leistungen.

  2. Die Listenansicht wird geöffnet, klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

  3. Der Dialog "Neu anlegen" wird geöffnet, wählen Sie Artikelgruppe.. und bestätigen mit OK.
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  4. Der Eingabedialog "Neue Artikelgruppe" wird geöffnet.

  5. Bearbeiten Sie die folgenden Eingabefelder:

  6. Art: Wählen Sie im Dropdown-Menü Artikelgruppe oder Leistungsgruppe.

  7. Gesamtrabatt: Ist die Checkbox aktiviert, wird diese Gruppe vom aktivierten Gesamtrabatt in einen Beleg oder einer Adresse ausgeschlossen.

  8. Bezeichnung: Die Bezeichnung muss eindeutig sein und darf sich nicht wiederholen.

  9. Obergruppe: Nach dem ersten Speichern einer Artikelgruppe, kann diese über das Dropdown-Menü gewählt werden.

  10. Beschreibung: Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.

  11. Listenansicht Buchungskonten:

    1. Die globale Einstellung der Buchungskonten erfolgt unter Vorgaben > REWE-Vorgaben > Verkauf oder Einkauf > Buchungskonten.

    2. Aktivieren Sie den Button: Standardkonten der REWE-Vorgaben übernehmen.

  12. Ein neues Buchungskonto für diese Artikelgruppe festlegen:

    • In der Liste können andere Erlös- und Aufwandskonten festgelegt werden z.B. für Umsatzerlöse 7%USt und Wareneingang 7%VSt.

      1. Markieren Sie eine Kontenzeile.

      2. Klicken Sie auf den Pfeil in der Spalte Konto, wird der Eingabeassistent Konto auswählen > Umsatzerlöse oder > Wareneinkäufe geöffnet.

      3. Wählen Sie das entsprechende Buchungskonto und speichern mit OK.

      4. Mit einem Doppelklick wird ein Eingabefenster aktiviert, das entsprechende Konto kann eingetragen werden, speichern Sie mit OK.

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  13. Speichern Sie mit OK.

  14. In der linken Spalte der Listenansicht wird die angelegte Artikelgruppe angezeigt.

Neuen Artikel anlegen

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Sie können alle Artikel oder Leistungen, die Sie einkaufen bzw. verkaufen, in der Artikelverwaltung definieren.

So legen Sie einen neuen Artikel an:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Artikel und Leistungen.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Klicken Sie auf Artikel ....

  4. Wählen Sie im folgenden Dialog unter Art zwischen Artikel für lagerfähige Artikel und Leistung für Dienstleistungen.

  5. Über die Artikelgruppe legen Sie die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel fest.
    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Wählen Sie die Artikelgruppe aus, in der der Artikel angelegt werden soll.

    • Wählen Sie unter Artikelgruppe die Option <Keine> aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Artikelgruppe anlegen..., um eine neue Artikelgruppe anzulegen.

  6. Standmäßig wird die Artikelnummer von MonKey Office automatisch erzeugt.
    Sie können aber auch eine manuelle Artikelnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Art.-Nr. (Manuell) auswählen.

    Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise > Alle Nummernkreise > Stammdaten > Artikel bzw. Leistung definieren.

  7. Geben Sie eine Bezeichnung und bei Bedarf eine Beschreibung ein.

  8. Geben Sie unter Einheit ein, in welcher Einheit der Artikel in Rechnung gestellt wird, z. B. Stunde.
    Im Drop-down-Menü werden zur schnelleren Auswahl alle bisher verwendeten Einheiten aufgelistet.

  9. Klicken Sie links auf den Bereich Kalkulation.

    • Wenn es sich um einen Einkaufsartikel handelt, geben Sie im Bereich Einkauf unter Preis EK den Einkaufspreis ein.

    • Wenn es sich um einen Verkaufsartikel handelt, geben Sie im Bereich Verkauf unter VK Gesamt den Verkaufspreis ein.

    • Wenn es sich um einen Artikel handelt, den Sie sowohl einkaufen als auch verkaufen, können Sie auch in beiden Bereichen Daten eingeben.

  10. Speichern Sie mit OK.

  11. Klicken Sie ggf. in der Toolbar auf Aktualisieren, um alle aus diesem Dialog heraus erstellten Artikelgruppen anzuzeigen.
    Der Artikel steht Ihnen nun bei der Erstellung von Verkaufs- bzw. Einkaufsbelegen zur Verfügung.

Sie können in einem Artikel noch weitere Einstellungen, wie z. B. Bilder, Preiskalkulationen u. a., vornehmen. Diese werden im Anwenderhandbuch ausführlich erklärt.

Weiterführendes Thema: