Belege eingeben

Im Bereich Belege werden Aufwendungen für die Reise erfasst und fließen in die Berechnung der Reisekosten.

1. Datum - geben Sie das Datum des Beleges ein.

2. - öffnen Sie das Aktionsmenü:

   • Neue Belegart ....

   • Neue Zahlungsart...

   • Belege hinzufügen...Hier können Belege gewählt werden:

     1. die zuvor im Bereich Kosten > Belege erfasst wurden.

     2. die mit dem Datum der Fahrt übereinstimmen oder ein vorangegangenes Datum haben.

3. Belegart

   1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld und wählen Sie eine Belegart aus, die unter Vorgaben > Belegarten angelegt wurden.

   2. Folgende Felder verfügen über zusätzliche Eingabefelder:

      • Bewirtungskosten

        • Im Auswahlmenü wählen Sie die entsprechende Vorgabe und tragen dann die Informationen ein.

          

      • Hotel Übernachtung

        • Ankunft im Hotel: Geben Sie das Datum ein.

        • Tage: Die Anzahl der Übernachtungen wird von den Reisedaten übernommen und kann hier angepasst werden.

      • Hotel Verpflegung

        • Geben Sie die Verpflegungskosten ein, die auf der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen sind.

        • Aktivieren Sie die Checkbox:

          • Nur Kürzung ohne Beleg, um die RK-Abrechnung um diesen Betrag zu kürzen, ohne einen Beleg für die angefallenen Kosten zu erfassen.

          • Kürzung steuerfrei, wenn die Kürzung ohne Steuer erfolgt.

        Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung im Hotel und soll dieser Betrag deshalb nicht von den Reisekosten abgezogen werden, müssen Sie dafür eine neue Belegart anlegen.

      • Tanken: Geben Sie die getankte Menge und Einheit ein.

      • Bus/Bahn bis bzw. über 50km: Aktivieren Sie die Checkbox bei der Verwendung einer BahnCard.

   3. Neue Belegart...: Tragen Sie den neuen Beleg ein und klicken Sie auf das Zahnrad, um die neue Belegart anzulegen.

4. Belegnummer: In der Grundeinstellung wird die Belegnummer automatisch vergeben.

   1. BelegNr (Auto)

      • Geben Sie in das Feld einen beliebigen Wert oder einen Freitext ein, ergänzt das Programm automatisch den Zähler.

      • Bei weiteren Belegen können Sie einmal gespeicherte Werte/Freitexte über den Pfeil rechts auswählen.

        

   2. BelegNr (Manuell) - Eine Belegnummer kann frei eingetragen werden.

5. Referenz: Ein freier Eintrag ist hier möglich.

6. Zahlungsart

   1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld und wählen Sie eine Zahlungsart aus, die unter Vorgaben > Zahlungsarten angelegt wurden.

   2. Zahlungsarten werden in zwei Gruppen unterteilt:

      • Firma:
        Firmeneigene Zahlungsarten werden von der Firma beglichen und bei der Auszahlung an den Reisenden nicht berücksichtigt.

      • Privat:
        Zahlungen aus dem Privatvermögen des Reisenden werden in der Reisekostenabrechnung in identischer Höhe als Auszahlung berücksichtigt.

   3. Neue Zahlungsart...: Tragen Sie die neue Zahlungsart ein und klicken Sie auf das Zahnrad, um die neue Zahlungsart anzulegen.

7. Währung

   1. In MonKey Reisekosten sind drei Währungen voreingestellt, wählen Sie eine Währung aus.

   2. Unter Vorgaben > Währungen können weitere Währungen hinterlegt werden.

8. Kurs: In der Standardwährung ist das Feld nicht editierbar.

   • Bei der Auswahl einer Fremdwährung -

     1. wird der unter Vorgaben > Währungen hinterlegte Kurs hier angezeigt und kann bei Bedarf angepasst werden.

     2. Über die Schaltfläche kann der aktuelle Tageskurs von der EZB abgerufen werden.

        

9. Kurs: Das Feld ist nicht editierbar. Der hinterlegte Kurs unter Vorgaben > Währungen wird hier angezeigt.

10. Betrag: Geben Sie den Betrag des Beleges ein.

11. Brutto/Netto - Über die Schaltfläche können Sie entscheiden, wie der Betrag eingegeben wird.

12. Abzug:

    1. In dieses Feld werden Ausgaben eingetragen, die vom Gesamtbetrag abgezogen werden.

       • in Euro - tragen Sie den Betrag ein, der abgezogen werden soll.

       • in Prozent - tragen Sie den Prozentwert ein und drücken die Tastenkombination <Umschalttaste>+<#>

    2. Das Endergebnis wird ganz rechts in der Betragszeile angezeigt.

    3. Nur dieser Betrag wird dann der Steuerberechnung zugrunde gelegt.

13. Steuer:

    • Der Umsatz- bzw. Vorsteuersatz wird beim anlegen der Belegart definiert.

    • Bei Bedarf kann im Dropdown-Menü ein anderer Steuersatz gewählt werden.

14. Kostenstelle -

    • Das Feld ist nicht editierbar.

    • Unter Vorgaben > Kostenstellen werden Kostenstellen angelegt und sind dann hier abrufbar.

15. Notiz: Tragen Sie eine Notiz ein.

16. Klicken Sie auf die Symbole unter der Listenansicht:

    • Plus - um einen weiteren Beleg hinzuzufügen.

    • Duplizieren - um einen markierten Beleg zu duplizieren.

    • Minus - um einen Beleg zu entfernen

17. Gesamt Brutto in EUR 129,50 wird rechts unter der Listenansicht angezeigt.

18. Wechseln Sie in den nächsten Bereich oder speichern Sie mit OK.