Dokumentation

Belege hinzufügen

Im Bereich Belege können Sie Ihre Aufwendungen für die Reisekostenabrechnung dokumentieren. Sie fließen in die Berechnung der Reisekosten ein und werden in den Auswertungen protokolliert.

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So fügen Sie einen Beleg zu einer Reise hinzu:

  1. Geben Sie das Datum des Belegs ein.

  2. Wählen Sie als Belegtext/Belegart einen Eintrag aus der Liste aus.

    Die Belegart muss in MonKey Reisekosten angelegt sein.

    Klicken Sie auf das Zahnrad, um eine neue Belegart oder Zahlungsart anzulegen.

  3. In der Grundeinstellung wird die Belegnummer automatisch vergeben.

    • Sie können bei der Option BelegNr (Auto) vor dem Zähler auch einen beliebigen Wert eingeben.

    • Um zur manuellen Eingabe zu wechseln, klicken Sie auf die Feldbezeichnung.

  4. Je nach Belegart werden verschiedene zusätzliche Eingabefelder angezeigt:

    • Bewirtungskosten: Geben Sie weitere Informationen zu der Bewirtung (Namen der bewirteten Personen, Ort und Anlass der Bewirtung) ein. Wählen Sie dafür den entsprechenden Eintrag (Bew. Personen, Ort, Anlass) aus dem Auswahlmenü vor dem Eingabefeld aus.

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      Zusätzliche Bewirtungsinformationen
    • Bus/Bahn: Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Mit BahnCard.

    • Hotel Verpflegung: Geben Sie die Verpflegungskosten ein, welche auf der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen sind.
      Dieser Betrag wird von den Reisekosten abgezogen.
      Aktivieren Sie die Checkbox Nur Kürzung ohne Beleg, um die Reisekostenabrechnung um diesen Betrag zu kürzen, ohne dass ein Beleg für die angefallenen Kosten erfasst wird.

      Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung im Hotel und soll dieser Betrag deshalb nicht von den Reisekosten abgezogen werden, müssen Sie dafür eine neue Belegart anlegen.

    • Hotel Übernachtung: Geben Sie das Datum der Ankunft im Hotel und unter Tage die Anzahl der Übernachtungen ein.

    • Tanken: Geben Sie die getankte Menge mit Einheit ein.

  5. Wählen Sie eine Zahlungsart aus.

    • Bargeld/Privateinlage: Zahlung des Reisenden aus seinem Privatvermögen. Sie wird in der Reisekostenabrechnung in identischer Höhe als Auszahlung berücksichtigt.

    • Alle anderen mitgelieferten Zahlungsarten sind als firmeneigene Zahlungsarten definiert, die von der Firma beglichen werden, und daher bei der Auszahlung an den Reisenden nicht berücksichtigt werden.

  6. Geben Sie den Betrag des Belegs ein.
    Über die Schaltfläche rechts daneben können Sie zwischen den Eingabemodi Brutto und Netto wechseln.

  7. Optional können Sie folgende Daten eingeben:

    • Währung und Kurs

      Die Fremdwährung müssen Sie zunächst im Programmbereich Vorgaben anlegen.

      Tipps zur Arbeit mit Fremdwährungen finden Sie im Anwenderhandbuch unter dem Thema Tipps zur effektiven Arbeit mit MonKey Reisekosten.

    • Abzug: In diesem Feld können Sie z. B. Privatausgaben berücksichtigen. Der eingegebene Betrag wird von dem Gesamtbetrag abgezogen. Das Endergebnis können Sie ganz rechts in der Betragszeile ablesen und nur dieser Differenzbetrag wird der Steuerberechnung zugrunde gelegt.

      Um einen prozentualen Abzugsbetrag einzugeben, tragen Sie im Feld Abzug den entsprechenden Prozentwert ein und drücken die Tastenkombination <Umschalttaste>+<#>. Es wird automatisch der prozentuale Anteil vom Gesamtbetrag ermittelt und in das Feld Abzug übernommen.

    • Steuer: Für die meisten Belege ist der zugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der Definition der entsprechenden Belegart eingetragen. Sie können aber einen anderen Steuersatz aus dem Drop-down-Menü auswählen.

      Für Belege in Fremdwährungen können Sie keinen Steuersatz auswählen.

    • KoSt (Kostenstelle)

    • Notiz

    Klicken Sie dazu ggf. auf die jeweilige Feldbezeichnung und aktivieren Sie das Feld:

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  8. Um dem Beleg Dateianhänge hinzuzufügen, z. B. einen eingescannten Kassenbon, wählen Sie unten links den Bereich Anhänge.

  9. Um der Fahrt einen weiteren Beleg hinzuzufügen, klicken Sie links unter der Belegliste auf das Plus.

    Klicken Sie auf die zwei Pluszeichen, um einen Beleg zu duplizieren, oder klicken Sie auf das Minus, um einen Beleg zu entfernen.

  10. Wechseln Sie links in den nächsten Bereich des Dialogs Neue Reise.

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