Briefe
In MonKey Office können Sie Briefe und Serienbriefe verfassen und auf Ihrem lokalen Drucker, als PDF-Dokument oder E-Mail ausgeben. Briefe können in der Listenansicht mit Etiketten markiert werden.
So erstellen Sie einen Brief:
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Klicken Sie in der Seitenleiste auf Office > Briefe.
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Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
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Die Briefnummer wird automatisch vergeben. Um sie zu ändern, klicken Sie auf die Feldbezeichnung Brief-Nr. (Auto) und wählen Sie dann Brief-Nr. (Manuell).
Den Nummernkreis können Sie in der Seitenleiste unter Vorgaben > Nummernkreise definieren.
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Wählen Sie zur internen Information die Art des Briefs aus.
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Wählen Sie einen Empfänger aus oder legen Sie eine neue Adresse an.
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Wählen Sie ggf. einen Ansprechpartner aus.
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Füllen Sie die Felder Anschrift, E-Mail und Fax aus, wenn diese nicht automatisch aus den Adressdaten befüllt wurden.
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Geben Sie den Bearbeiter ein und aktivieren Sie die Checkbox Für Rückfragen angeben, wenn diese Angabe in der PDF-Ausgabe erscheinen soll.
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Geben Sie bei Bedarf eine oder mehrere Kategorien ein.
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Weisen Sie den Brief ggf. einem Projekt zu, indem Sie ein vorhandenes Projekt auswählen oder ein neues Projekt anlegen.
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Wechseln Sie links in den Bereich Brieftext und geben Sie Betreff, Anrede, Brieftext und Grußformel ein.
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Wechseln Sie in den Bereich Notizen, um weitere Informationen einzugeben.
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Wechseln Sie in den Bereich Anhänge, um Dokumente oder Links zu hinterlegen.
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Speichern Sie mit OK.
Weitere Optionen:
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Serienbrief: Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Brief an mehrere Empfänger zu versenden. In diesem Fall müssen alle notwendigen Kontaktdaten in den Adressen hinterlegt sein.
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Entwurf: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie den Brief zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchten.
Vorlagen verwenden
In MonKey Office können Sie beliebig viele Briefvorlagen anlegen.
So legen Sie Briefvorlagen an:
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Erstellen Sie einen Brief und geben Sie die gewünschten Daten ein.
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Markieren Sie die Checkbox Als Vorlage verwenden.
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Tragen Sie in dem Feld darunter einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein.
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Speichern Sie mit OK.
So verwenden Sie Briefvorlagen:
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Erstellen Sie einen neuen Brief.
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Klicken Sie oben links auf Vorlage ....
Ein neuer Dialog wird geöffnet. -
Wählen Sie eine Briefvorlage aus.
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Übernehmen Sie mit OK.
Die Daten aus der Briefvorlage werden in den Brief übernommen. -
Geben Sie alle weiteren Daten ein.
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Speichern Sie mit OK.
Der Brief wird in der Listenansicht Briefe angezeigt.
Symbole in der Listenansicht
Spalte |
Symbol |
Bedeutung |
A |
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Anhang |
E |
|
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SB |
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Serienbrief |
G |
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Gedruckt |
Briefe ausgeben
So geben Sie Briefe aus:
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Klicken Sie in der Seitenleiste auf Office > Briefe.
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Markieren Sie einen Brief.
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Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken/Senden.
Der Druckdialog wird geöffnet. -
Sie haben folgende Möglichkeiten:
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PDF...: Sie können den Brief als PDF-Dokument speichern.
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E-Mail...: Der Brieftext wird in einem E-Mail-Fenster geöffnet und kann direkt versendet werden.
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie die E-Mail-Accounts zum Versenden von E-Mails konfiguriert haben.
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Drucken...: Sie können den Brief über Ihren lokal eingerichteten Drucker ausdrucken.
Klicken Sie auf Vorschau..., um eine Vorschau des Ausdrucks anzuzeigen.
Der Brief wird wie gewünscht ausgegeben.
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