Dokumentation

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen sind

  • Vorlagen, für wiederkehrende Geschäftsfälle die in den Bereichen Soll-/Haben-Buchungen und Einnahmen & Ausgaben abgerufen werden können.

  • Abovorgänge, die für periodisch wiederkehrende Geschäftsfälle definiert werden.

Buchungsvorlagen können alternativ

- in den Bereichen Soll-/Haben-Buchungen und Einnahmen & Ausgaben aus einer bereits vorhandenen Buchung über das Aktionsmenü erzeugt werden.

Eine neue Buchungs-Vorlage anlegen

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Vorgaben > Buchungsvorlagen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu..., wird der Eingabedialog "Neue Buchungsvorlage" geöffnet.

  3. Buchungstext: Geben Sie einen aussagekräftigen Text ein, der sowohl für Sie als auch für Dritte nachvollziehbar ist.

  4. Beleg-Nr: Aktivieren Sie die Checkbox, für eine Option.

    1. Einstellung des Buchungsfensters beibehalten

      • Die zuletzt aktivierte Einstellung Beleg-Nr.(Man.) oder (Auto) wird beim Abruf der Buchungsvorlage übernommen.

    2. Nummernkreis verwenden, das Dropdown-Menü wird aktiviert.

      • Wählen Sie einen Nummernkreis, wird die folgende Nummer beim Abruf der Buchungsvorlage vergeben.

  5. Referenz: Eine Referenz kann eingetragen werden.

  6. Betrag: Geben Sie den Gesamtbetrag ein.

  7. Brutto / Netto: Wählen Sie, ob der Betrag in Brutto oder Netto gebucht werden soll.

  8. Währung:

    1. In MonKey Office sind drei Währungen voreingestellt, wählen Sie eine Währung aus.

    2. Unter Vorgaben > Währungen können weitere Währungen hinterlegt werden.

  9. Kurs: Das Feld ist nicht editierbar, die Angabe wird aus den Vorgaben > Währungen übernommen.

  10. Soll: / Haben:

    1. Tragen Sie das Aufwands- , Erlös- bzw. Finanzkonto ein.

    2. Schreiben Sie den Namen des Kontos in das Feld und klicken dann auf den Pfeil, die möglichen Konten werden im Eingabeassistent "Konto auswählen" angezeigt.

    3. Klicken Sie ohne Eingabe auf den Pfeil, wird der Eingabeassistent "Konto auswählen" geöffnet.

  11. images/download/attachments/28443383/IconShare@2x.png : Klicken Sie auf dieses Symbol, für eine Splittbuchung.
    Der Eingabedialog "Buchungsvorlage: Soll- bzw. Habenkonto splitten" wird geöffnet.

    1. Geben Sie die notwendigen Angaben zur ersten Teilbuchung ein.

    2. Mit dem Plus unten links, wird eine weitere Buchungszeile hinzugefügt.

    3. Mit dem Minus unten links, wird die markierte Buchungszeile gelöscht.

    4. Teilen Sie den Gesamtbetrag auf und speichern mit OK.

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  12. Steuer: Wählen im Sie im Dropdown-Menü den Steuersatz für das Erlös- bzw. Aufwandskonto.

  13. KoSt 1: / KoSt 2:

    1. Die Felder sind nicht editierbar.

    2. Unter Vorgaben > Kostenstellen werden Kostenstellen angelegt und sind dann hier abrufbar.

    3. Nur Erlöse bzw. Aufwendungen können den Kostenstellen zugeordnet und ausgewertet werden.

  14. Notiz: Eine Notiz kann eingetragen werden.

  15. Abovorang: Aktivieren Sie die Checkbox, um einen Abovorgang anzulegen.

  16. Speichern Sie die Buchungsvorlage, wird diese in der Listenansicht angezeigt.

Eine Buchungs-Vorlage abrufen

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Soll-/Haben-Buchungen oder Einnahmen & Ausgaben

  2. Buchungstext/Vorlage:

    • Vorlage - Klicken Sie auf den Pfeil links neben dem Eingabefeld, wird der Dialog "Vorlage auswählen" mit zwei Reitern geöffnet.

    • Klicken Sie auf den Reiter Buchungsvorlage werden alle Buchungsvorlagen in der Listenansicht angezeigt.

    • Wählen Sie eine Vorlage und bestätigen Sie mit OK.

    • Die Vorlage wird übernommen, vor dem Erfassen können alle Angaben angepasst werden.

    • Klicken Sie auf den Reiter Buchungsvorlage werden in der Listenansicht alle Buchungsvorlagen aufgelistet.

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Einen Abo-Vorgang anlegen

  1. Abovorgang: Mit dem Haken in der Checkbox wird die Schaltfläche Bearbeiten... aktiviert.

  2. Bearbeiten... Klicken Sie auf den Button wird der Dialog "Abovorgang bearbeiten" geöffnet.

    1. Serienmuster: Entsprechend Ihrer Wahl im Dropdown-Menü werden weitere Auswahlkriterien angeboten.

      • alle: Legen Sie den Tages-, Wochen- oder Monatsabstand fest.

      • am: Wählen ggf. Sie im Dropdown-Menü einen festen Wochentag.

    2. Beginnt am: Tragen Sie das genaue Datum für den Beginn ein.

    3. Seriendauer: Die Dauer des Abovorganges kann im Dropdown-Menü gewählt werden.

    4. Im unteren Teil werden die errechneten Daten zum Abovorgang angezeigt, die Felder nicht editierbar.

    5. Speichern Sie die Abo-Einstellung mit OK.

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  3. Tragen Sie alle weiteren Informationen ein und speichern Sie die Buchungsvorlage mit OK.

  4. In der Listenansicht wird die Buchungsvorlage in der Spalte Abo mit dem Symbol images/download/attachments/26707787/IconRecurring@2x.png gekennzeichnet.

  5. Wechseln Sie in den Bereich Office > Abovorgänge.