Dokumentation

Digitale Belege

Digitale Belege ist ein Ablageort für Anhänge aller Art. Die Anhänge können beim Buchungen erfassen und beim OP-Rechnung erfassen einer Buchung oder OP-Rechnung hinzugefügt werden.

Allgemeine Vorgehensweise:

  1. Aktivieren Sie das Fenster Digitale Belege

  2. Verwalten Sie Ihre Digitalen Belege, indem Sie beliebige Dateien auf Ihrem Rechner auswählen und ziehen in das Fenster Digitale Belege ziehen. Es wird eine Kopie der Datei in Ihrer MonKey Office Datenbank abgespeichert.

  3. Erfassen Sie Digitale Belege für eine Buchung oder OP-Rechnung, indem Sie die gewünschten Digitalen Belege einer Buchung/OP-Rechnung hinzufügen und diese speichern.

Das Digitale Belege Fenster und die darin enthaltenen Belege sind einmalig pro Firma vorhanden.

Digitale Belege Fenster in MonKey Office aktivieren/deaktivieren:

  1. Klicken Sie auf:

    • Darstellung > Digitale Belege einblenden
      bzw.

    • Darstellung > Digitale Belege ausblenden

  2. Es öffnet sich das Fenster "Digitale Belege".

Digitale Belege verwalten:

  1. Neue Dateien zu digitalen Belegen hinzufügen:

    • Ziehen Sie per Drag and Drop Dateien in das Fenster Digitale Belege.
      oder

    • Klicken Sie auf das + Symbol und wählen Sie im Auswahlfenster die gewünschten Dateien aus.

  2. Inhalte der Belege anzeigen

    • Aktivieren Sie mit dem Vorschau Symbol (unten rechts) die Dokumentenvorschau. Ein ausgewähltes Dokument wird in der Dokumentenvorschau angezeigt.

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      oder

    • Öffnen Sie per Doppelklick das ausgewählte Dokument.

  3. Löschen ausgewählter Belege

    • Wählen Sie einen oder mehrere Belege aus.

    • Drücken Sie die Entf/Del Taste oder das - Symbol

  4. Belege zum Erhalten markieren

    Manchmal ist es notwendig, einen digitalen Beleg als Anhang auf mehrere Buchungen aufzuteilen bzw. diesen an mehrere Buchungen anzuhängen.

    Wenn Sie bei einem oder mehreren Belegen die Option "Erhalten" setzen, bleiben diese Belege in der Eingangsliste und können an mehrere nachfolgende Buchungen angehängt werden. Bei der letzten betreffenden Buchung können Sie die Markierung aufheben und normal weiter arbeiten.

    • Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte "Erhalten" bei einem oder mehreren Belegen. Bei Erstmaliger Nutzung erscheint ein Hinweisfenster.

    • Die Belege werden beim Erfassen an die Buchung/Offenen Posten angehängt. Eine Kopie bleibt im Digitale Belege Fenster weiterhin vorhanden.

Digitale Belege erfassen:

  1. Aktivieren Sie das Digitale Belege Fenster

  2. Navigieren Sie in einen der Bereiche:

    • Buchhaltung > Soll-/Haben Buchungen

    • Buchhaltung > Einnahmen & Ausgaben

    • Buchhaltung > Eröffnungsbuchungen

    • Offene Posten > Debitorenrechnungen

    • Offene Posten > Kreditorenrechnungen

  3. Erstellen oder Bearbeiten Sie eine Buchung, Debitoren- oder Kreditorenrechnung.

  4. Im linken unteren Bereich des Buchungs- bzw. Rechnungsfensters wird eine Box "Digitale Belege" angezeigt.
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  5. Wählen Sie den oder die gewünschten Belege im Digitale Belege Fenster aus.

  6. Wenn der Beleg für eine weitere Buchung im Digitale Belege Fenster bleiben soll, wählen Sie "Erhalten".

    Wenn der digitale Beleg nicht mit "Erhalten" markiert ist, wird er nach dem Speichern aus dem Bereich Digitale Belege entfernt.

  7. Öffnen Sie bei Bedarf die Vorschau oder das Programm für den/die Beleg(e) per Doppelklick.

  8. Ziehen Sie Per Drag and Drop die Belege in die Box "Digitale Belege" im Buchungs-/ Offene Posten Fenster.

  9. Die Namen der gewählten Digitalen Belege werden in der Box "Digitale Belege" im Buchungs-/ Offene Posten Fenster angezeigt.

  10. Bis zum endgültigen Speichern bleiben die Digitalen Belege ebenfalls im Digitale Belege Fenster sichtbar.

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  11. Klicken Sie Erfassen/Ändern (Buchhaltung) bzw. OK (Offene Posten).

  12. Die ausgewählten Belege werden als Anhänge hinzugefügt.

  13. Belege, welche nicht als Vorlage gekennzeichnet wurden, werden aus dem Digitale Belege Fenster entfernt.