Dokumentation

Eine Reise erfassen

An dieser Stelle ist beschrieben, wie Sie eine Reise für einen Angestellten erfassen. Wie Sie eine Reise für einen Unternehmer erfassen, ist im Anwenderhandbuch beschrieben.

So erfassen Sie eine Reise für einen Angestellten:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Reisekosten > Reisen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
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    Wenn Sie häufig gleiche oder ähnliche Reisen durchführen, legen Sie sich Reisevorlagen an, die Sie dann über den Pfeil auswählen können.

  3. Aktivieren Sie die Checkbox Entwurf, wenn Sie eine Reise in der Zukunft anlegen möchten.
    Erst wenn die Reise tatsächlich stattgefunden hat, öffnen Sie den Entwurf der Reise, entfernen die Option Entwurf und sichern die Reise mit OK. Damit stellen Sie sicher, dass die Buchungsliste korrekt erzeugt wird.

  4. Geben Sie den Reisenden ein.
    Sie können entweder einen Teil des Namens in das Eingabefeld eingeben oder auf den Pfeil rechts daneben klicken. In beiden Fällen öffnet sich der Auswahldialog.
    Alternativ können Sie über die Schaltfläche Neue(r) Reisende(r)... einen neuen Reisenden erfassen.

    In den Vorgaben können Sie einen Standardreisenden und weitere Standardwerte festlegen, die dann beim Erfassen einer neuen Reise automatisch verwendet werden.

  5. Wählen Sie unter Status die Option Angestellte(r) aus, damit die Buchungsliste für die Reisekosten korrekt erstellt werden kann.

  6. Wählen Sie die Reise-Art aus:

    • Inlandsreise

    • Auslandsreise

    • Nur Belege

  7. Geben Sie Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende der Reise ein.

    Anhand dieser Felder wird die für die Übernachtungs- und Verpflegungspauschale relevante Abwesenheitsdauer berechnet.

  8. Geben Sie Start und Ziel der Reise ein.

    Um Start- und Zielort zu tauschen, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Straßenangabe.

  9. Geben Sie den Grund der Reise ein.
    Nach dem Speichern dieser Reise steht Ihnen der eingegebene Wert in allen weiteren Reisen zur Verfügung.

  10. Optional können Sie folgende Daten eingeben:

    • Reise-Kostenstelle: Sie können die einzelnen Kostenstellen auswerten oder mit der Buchungsliste exportieren.

    • Reisenummer: In der Grundeinstellung wird die Reisenummer automatisch vergeben.

      • Sie können bei der Option ReiseNr (Auto) vor dem Zähler auch einen beliebigen Wert eingeben.
        Beispiel: Um den Nummernkreis 2016-1, 2016-2, 2016-3, ... zu erhalten, geben Sie in das Feld ReiseNr (Auto) "2016-" ein. Wenn Sie in das nächste Feld wechseln, ergänzt das Programm automatisch den Zähler. In allen weiteren Belegen können Sie die eingegebenen Texte dann aus der Liste auswählen.

      • Um zur manuellen Eingabe zu wechseln, klicken Sie auf die Feldbezeichnung.

    • Bei Auslandsreisen: Zielland

    • Zwischenziele: Zwischenziele können Sie über das Plus bzw. das Minus links unter der Liste der Zwischenziele hinzufügen oder entfernen.

    • Notiz: Geben Sie hier z. B. den aufgesuchten Geschäftspartner oder weitere Erläuterungen zum Grund der Fahrt ein.

    Klicken Sie dazu auf die jeweilige Feldbezeichnung und aktivieren Sie das Feld.
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    Feld erhalten: Wenn Sie im Dialog bleiben, um eine neue Reise zu erfassen, wird der Inhalt dieses Felds in die nächste Reise übernommen. Beim Verwenden einer Reisevorlage wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben, sofern dort ein Wert definiert ist.

  11. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogs auf die einzelnen Bereiche, um die jeweiligen Daten einzugeben:

  12. Speichern Sie mit OK.

    Grundsätzlich können Reisen nach dem Speichern wieder geöffnet und geändert werden, es gelten jedoch die Einschränkungen für die Fahrten, die aus einem Fahrtenbuch übernommen wurden. Beachten Sie auch, dass die Buchungsliste für die Reise erst dann erzeugt wird, wenn Sie die Reise ohne die Option Entwurf speichern.

Nachdem Sie die Reise erfasst haben, können Sie den Reisebericht mit Reisekostenabrechnung ausgeben.

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