Dokumentation

Fahrer/Reisenden anlegen

Bevor Sie Fahrten oder Reisen erfassen können, müssen Sie zunächst einen Fahrer bzw. Reisenden erfassen.

In der folgenden Beschreibung wird der Fahrzeugführer bzw. der Reisende zur Vereinfachung nur noch als Fahrer bezeichnet.

So erfassen Sie einen Fahrer:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten > Fahrer / Reisende.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
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  3. Geben Sie bei Bedarf einen eindeutigen Matchcode ein.

    Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für einen Fahrer. Wenn Sie keinen Matchcode eintragen, erzeugt MonKey Reisekosten beim Sichern des Datensatzes automatisch einen Matchcode.

  4. Geben Sie bei Bedarf eine eindeutige Personalnummer ein.
    Die Personalnummer ist ein Pflichtfeld. In der Standardeinstellung (PersonalNr (Auto)) vergibt MonKey Reisekosten automatisch die nächsthöhere freie Nummer. Um diesen Automatismus zu unterbinden und die Personalnummer für einen neuen Fahrer immer manuell einzugeben, klicken Sie auf die Feldbezeichnung und klicken Sie dann auf PersonalNr (Manuell).

    Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Personalnummer mit Zählerbestandteilen passieren, dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeigten Vorschlag entspricht. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Personalnummer zu dem Zeitpunkt, an dem der Dialog Neuer Fahrer geöffnet wird.

  5. Geben Sie den Vornamen, Namen und ggf. die Kontaktdaten für den Fahrer ein.
    Die Adressdaten werden in den Reiseberichten verwendet.

  6. Geben Sie bei Bedarf Notizen zu dem Fahrer ein.

  7. Klicken Sie auf die Registerkarte Bankverbindung, um die Bankverbindung des Fahrers für Reisekostenerstattungen einzugeben.

  8. Geben Sie die entsprechenden Informationen ein.
    Nachdem Sie Kontonummer und Bankleitzahl eingegeben haben, können Sie über die Schaltfläche Bankdaten aktualisieren IBAN- und BIC-Code generieren.

  9. Speichern Sie mit OK.

Um weitere Fahrer anzulegen, können Sie einen vorhandenen Fahrer duplizieren, die gewünschten Anpassungen vornehmen und das Duplikat dann als "neuen" Datensatz speichern.

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