Dokumentation

Festschreiben

Die Grundlage für die erweiterte Belegfestschreibung wurde mit dem vom Bundesfinanzministerium am 14.11.2014 veröffentlichten Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ , kurz GoBD, geschaffen.

Die GoBD

- gelten für alle Bereiche im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten entstehen und verlangen, dass Buchungssätze ohne Protokollierung nicht mehr verändert werden dürfen!

MonKey Office weist Sie jedesmal beim Beenden des Programmes auf noch festzuschreibende Belege hin und ermöglicht Ihnen, diese Aufgabe unkompliziert zu erledigen. Es existiert allerdings kein Zwang, Sie können diesbezügliche Hinweise ignorieren und auch über längere Zeiträume ohne Belegfestschreibung arbeiten.

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Beachten

- Sie bitte, dass Unstimmigkeiten zwischen Beleg- oder Erfassungsdatum und Festschreibedatum für einen Prüfer sichtbar sind und zu unangenehmen Konsequenzen führen können!

Mit der Festschreibung wird:

  • die Unveränderbarkeit aller steuerlich relevanten Daten sichergestellt.

  • bei einem Datensatz, der aus mehreren Buchungszeilen besteht, wird jede Zeile einzeln festgeschrieben und endgültig im Journal fixiert.

  • eine eindeutige Journalnummer vergeben und das Festschreibe-Datum protokolliert.

  • folgendes Stornieren oder Korrigieren im Journal nachvollziehbar protokolliert.

  • ein gänzliches Löschen ausgeschlossen.

Festschreiben zentral

Im Bereich Office > Tagesabschluss werden alle noch nicht festgeschriebenen Datensätze aus den Bereichen Einkauf, Verkauf, Debitorenrechnungen, Kreditorenrechnungen und Journalbuchungen aufgelistet und können zentral festgeschreiben werden.

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Office > Tagesabschluss.

  2. In der Listenansicht werden alle steuerlich relevanten Datensätze angezeigt.

  3. Wählen Sie alle Datensätze oder selektieren und markieren Sie Datensätze.

  4. Klicken Sie unten rechts auf den Button Festschreiben.

Festschreiben über das Aktionsmenü

Datensätze können direkt in dem Programmbereich, in dem sie erstellt wurden festgeschrieben werden.

  1. Öffnen Sie z.B. den Bereich Buchhaltung > Soll-/Haben-Buchungen.

  2. In der Listenansicht werden alle Datensätze in den Standardspalten angezeigt.

  3. Bei kaskadierten Datensätzen, wird nur der oberste Datensatz angezeigt.

  4. Aktivieren Sie über die Darstellung den Der Journalausschnitt zur detaillierten Anzeige.

  5. Alle Spalten können auf- und absteigend sortiert werden.

  6. Die Spaltendarstellung kann individuell angepasst werden.

  7. Mit dem Filter wird die Liste nach Bedarf eingegrenzt .

  8. Markieren Sie einen oder mehrere Datensätze in der Listenansicht.

  9. Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion > das Aktionsmenü wird geöffnet Festschreiben.. wählen.

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  10. E ine Sicherheitsabfrage wird angezeigt - klicken Sie auf Festschreiben.

  11. Aktualisieren Sie die Ansicht der Soll-/Haben-Buchungen.

    • Der Datensatz wurde mit einem Schloss gekennzeichnet

    • Das F-Datum (Festschreibe Datum) kann angezeigt werden, fügen Sie mit der Die Spaltendarstellung das F-Datum ein.

    • Eine eindeutige Journalnummer wurde vergeben, zur Anzeige klicken Sie auf Buchhaltung > Journal.

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