Dokumentation

Festschreiben

Die Grundlage für die erweiterte Belegfestschreibung wurde mit dem vom Bundesfinanzministerium am 14.11.2014 veröffentlichten Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ , kurz GoBD, geschaffen.

Die GoBD

- gelten für alle Bereiche im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten entstehen und verlangen, dass Buchungssätze ohne Protokollierung nicht mehr verändert werden dürfen!

MonKey Office weist Sie jedesmal beim Beenden des Programmes auf noch festzuschreibende Belege hin und ermöglicht Ihnen, diese Aufgabe unkompliziert zu erledigen.
Es existiert allerdings kein Zwang, Sie können diesbezügliche Hinweise ignorieren und auch über längere Zeiträume ohne Belegfestschreibung arbeiten.

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Beachten

- Sie aber bitte, dass Unstimmigkeiten zwischen Beleg- oder Erfassungsdatum und Festschreibedatum für einen Prüfer sichtbar sind und zu unangenehmen Konsequenzen führen können!

Mit der Festschreibung wird:

  • die Unveränderbarkeit aller steuerlich relevanten Daten sichergestellt

  • die betreffende Zeile endgültig im Journal fixiert

  • eine eindeutige Journalnummer vergeben

  • das Festschreibe-Datum protokolliert

  • folgendes Stornieren oder Korrigieren im Journal nachvollziehbar protokolliert

Festschreiben über das Aktionsmenü:

Sie können Datensätze direkt in dem Programmbereich, in dem sie erstellt wurden festschreiben :

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol:

    • Aktion: im Aktionsmenü Festschreiben anklicken > eine Sicherheitsabfrage wird geöffnet - klicken Sie auf Festschreiben

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Festschreiben zentral:

Im Bereich Office > Tagesabschluss werden alle noch nicht festgeschriebenen Belege aus den Bereichen Einkauf, Verkauf, Debitorenrechnungen, Kreditorenrechnungen und Journalbuchungen aufgelistet.
Die Belege können einzeln oder gesammelt festgeschrieben werde n.

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Office > Tagesabschluss.
    Ihnen werden alle steuerlich relevanten Datensätze zur Festschreibung vorgeschlagen.
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  2. Markieren Sie die gewünschten Datensätze, Ihre Auswahl erscheint in der Detailansicht.

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    kaskadierte Belege

    - es wird nur der oberste Beleg zur Festschreibung angezeigt , alle zugehörigen Datensätze werden mit festgeschrieben.

  3. Klicken Sie auf Festschreiben > eine Sicherheitsabfrage öffnet sich - klicken Sie auf Festschreiben

    die Festschreibung

    - ist endgültig, festgeschriebene Belege können nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Das Festschreibe-Datum (F-Datum) wird protokolliert.

    Nach der Festschreibung können Datensätze nur noch storniert werden, ein gänzliches Löschen ist nicht mehr möglich.

  4. Wechseln Sie in den betreffenden Programmbereich, z. B. Buchhaltung > Soll-/Haben-Buchungen und aktualisieren Sie die Ansicht.

    • die Datensätze sind mit einem Schloss gekennzeichnet

    • das F-Datum (Festschreibe Datum) kann angezeigt werden, fügen Sie mit der Spaltendarstellung das F-Datum ein

    • die eindeutige Journalnummer wurde vergeben, zur Anzeige klicken Sie auf Buchhaltung > Journal

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