Dokumentation

Importdefinition

Je nachdem, aus welcher Software die Textdatei zuvor exportiert wurde, unterscheidet sich die Importdatei. Um beim Import eine genaue Zuordnung zu gewährleisten, muss für jeden Textdateityp eine Importdefinition festlegt werden.

Eine Importdefinition festlegen

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Import & Export > Import Textdateien.

  2. In der Listenansicht werden alle Importdefinitionen in folgenden Spalten angezeigt.

  3. Die Spalte -

    • Importdefinition kann auf- und absteigend sortiert werden.

    • System zeigt mit einem Schloss gekennzeichnete Definitionen. Diese sind schreibgeschützt, können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

  4. Um den Eingabedialog Importdefinition zu öffnen -

    • klicken Sie in der Toolbar auf Neu - eine neue Definition kann erstellt werden.

    • Oder markieren Sie eine Importdefinition in der Listenansicht und klicken in der Toolbar auf Duplizieren.

  5. Namen: Geben Sie der Importdefinition einen Namen für die Importliste.

  6. System: Das Feld ist nicht editierbar. Ist der Haken gesetzt, kann die Definition nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

  7. Bereich: Wählen Sie im Dropdown-Menü den Bereich, in den die Daten importiert werden sollen.

  8. Datei: Legen Sie hier eine Datei für den Import fest. Wenn Sie dies nicht tun, muss die Importdatei beim Ausführen des Imports angeben werden.

  9. Ordner: Hier wird angezeigt in welchem Ordner sich die Importdaten befinden.

  10. Trennzeichen für Felder: Wählen Sie im Dropdown-Menü das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind.

  11. Trennzeichen für Datensätze: Wählen Sie im Dropdown-Menü das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind.

  12. Textbegrenzung: Wählen Sie im Dropdown-Menü anhand der Vorschau, ob die Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind.

  13. Zeichensatz: Wählen Sie im Dropdown-Menü die Zeichenkodierung, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.

  14. Importieren ab Zeile: Legen Sie die Zeile fest, in der sich der erste zu importierende Datensatz befindet. Viele Programme exportieren z.B. in der ersten Zeile die Feldnamen, setzen Sie in diesem Fall den Wert auf 2.

  15. Importdatei in Archivordner verschieben: Aktivieren Sie die Checkbox, wird die Importdatei nach dem Einlesen in das Importarchiv verschoben, um einen versehentlichen Doppelimport zu vermeiden.

    Das Importarchiv wird automatisch an folgendem Ort angelegt:

    • macOS: Benutzer/Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/

    • Windows: Benutzer/Eigene Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/
      oder ab Windows 8:
      Dieser PC/Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/

  16. Je nach gewähltem Bereich können folgende Optionen aktiviert werden:

    • Buchungen:

      1. Steuerautomatik: Beim Import von Buchungen wird die auf den angesprochenen Konten eingestellte Steuerautomatik verwendet. Ein Steuersatz in der Importzeile wird ignoriert.

      2. Einzeilig: Beim Import wird nicht versucht, mehrzeilige Buchungen zu erkennen. Ein Buchungssatz wird also immer nur aus den Informationen einer einzigen Importzeile gebildet. Der Import von unvollständigen Buchungen (z. B. fehlende Kontonummern) ist nur mit dieser Option möglich.

      3. OP-Rechnung-Automatik: Beim Import von OP-Rechnungen wird die auf den angesprochenen Konten eingestellte Steuerautomatik verwendet. Ein Steuersatz in der Importzeile wird ignoriert.

    • Konten:

      1. Vorhandene Konten aktualisieren: Bei gleicher Kontonummer werden vorhandene Kontenbezeichnungen beim Import mit den Daten aus der Importdatei überschrieben. Wurden Konten umbenannt müssen Sie diese nach dem Import ggf. erneut umbenennen.

    • Anlagen:

      Der Import

      - von Anlagenbewegungen ist nicht möglich, es können nur die Stammdaten sowie Zugang und Abgang übernommen werden.

    • Adressen/Artikel/Artikelinvetur:

      1. Vorhandene Adressen/Artikel/Artikelinvetur aktualisieren: Beim Import werden vorhandene Datensätze überschrieben.

  17. Felder zuordnen - Alle Felder der Importdatei werden einem bestimmten Datenfeld zugeordnet.

    • Automatisch - Sind die Feldnamen mit den Datenfeldern identisch, klicken Sie auf Felder zuordnen.

    • Manuelle Zuordnung - Klicken Sie auf den Spaltentitel in der Liste und wählen das gewünschte Datenfeld aus dem Menü. Wird im Spaltenkopf "kein Import" angezeigt, wird diese Spalte beim Import ignoriert.

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  18. Speichern Sie mit OK.

  19. Führen Sie den Importvorgang durch.