Dokumentation

Importdefinition RK

  • Je nachdem, aus welcher Software die Textdatei zuvor exportiert wurde, unterscheidet sich die Importdatei.

  • Um eine genaue Zuordnung beim Import zu gewährleisten, muss für jeden Textdateityp eine Importdefinition festlegt werden.

Um die Anerkennung des Fahrtenbuchs

- durch das Finanzamt zu gewährleisten, sollte beim Import von Fahrten immer das Datum der letzten Änderung (LetzteAenderung) mit importiert werden.

Eine Importdefinition festlegen

  • Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Import & Export > Import Textdateien.

  • Die Listenansicht ist geteilt in zwei Spalten:

    • Importdefinition- zeigt alle Importdefinitionen an.

    • System zeigt mit einem Schloss gekennzeichnete Definitionen. Diese sind schreibgeschützt, können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

  • Klicken Sie in der Toolbar auf Neu wird der Eingabedialog "Neue Importdefinition" geöffnet.

  • Duplizieren Sie eine ähnliche Importdefinition um bestimmte Vorgaben zu übernehmen.

  1. Namen: Geben Sie der Importdefinition einen Namen für die Importliste.

  2. System: Das Feld ist nicht editierbar. Ist der Haken gesetzt, kann die Definition nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

  3. Bereich: Wählen Sie im Dropdown-Menü den Bereich, in den die Daten importiert werden sollen.

  4. Datei: Legen Sie hier eine Datei für den Import fest. Wenn Sie dies nicht tun, muss die Importdatei beim Ausführen des Imports angeben werden.

  5. Ordner: Hier wird angezeigt in welchem Ordner sich die Importdaten befinden.

  6. Trennzeichen für Felder: Wählen Sie im Dropdown-Menü das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind.

  7. Trennzeichen für Datensätze: Wählen Sie im Dropdown-Menü das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind.

  8. Textbegrenzung: Wählen Sie im Dropdown-Menü anhand der Vorschau, ob die Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind.

  9. Zeichensatz: Wählen Sie im Dropdown-Menü die Zeichenkodierung, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.

  10. Importieren ab Zeile: Legen Sie die Zeile fest, in der sich der erste zu importierende Datensatz befindet. Viele Programme exportieren z.B. in der ersten Zeile die Feldnamen, setzen Sie in diesem Fall den Wert auf 2.

  11. Importdatei in Archivordner verschieben: Aktivieren Sie die Checkbox, wird die Importdatei nach dem Einlesen in das Importarchiv verschoben, um einen versehentlichen Doppelimport zu vermeiden.

    Das Importarchiv wird automatisch an folgendem Ort angelegt:

    • macOS: Benutzer/Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/

    • Windows: Benutzer/Eigene Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/
      oder ab Windows 8:
      Dieser PC/Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/

  12. Je nach gewähltem Bereich können folgende Optionen aktiviert werden:

    1. Fahrer, Fahrzeuge, Fahrtvorlagen, Reisevorlagen, Konten, Länder:

      • Vorhandene [...] aktualisieren: Aktivieren Sie die Checkbox werden vorhandene Datensätze mit gleichem Matchcode, Namen, Kennzeichen oder gleicher Kontonummer beim Import mit den Daten aus der Importdatei überschrieben.

    2. Fahrten - können nur hinzugefügt und nicht überschrieben werden.

      Der Anfangskilometerstand

      - der ersten zu importierenden Fahrt muss mit dem Endkilometerstand der letzten in MonKey Reisekosten vorhandenen Fahrt übereinstimmen.

      • Xml-Datei importieren: Aktivieren Sie die Checkbox, um Fahrten aus dem iPhone Fahrtenbuch zu importieren.

      • Belege importieren: Aktivieren Sie die Checkbox, werden die beim iPhone Fahrtenbuch hinterlegten Belege mit den Fahrten importiert.

  13. Felder zuordnen - Alle Felder der Importdatei werden einem bestimmten Datenfeld zugeordnet.

    • Automatisch - Sind die Feldnamen mit den Datenfeldern identisch, klicken Sie auf Felder zuordnen.

    • Manuelle Zuordnung - Klicken Sie auf den Spaltentitel in der Liste und wählen das gewünschte Datenfeld aus dem Menü. Wird im Spaltenkopf "kein Import" angezeigt, wird diese Spalte beim Import ignoriert.

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  14. Speichern Sie mit OK.

  15. Führen Sie den Importvorgang durch.