Dokumentation

Importdefinition für Textdateien festlegen

Je nachdem, aus welcher Software die Textdateien zuvor exportiert wurden, unterscheiden sich die Importdateien. Um beim Import eine genaue Zuordnung zu gewährleisten, müssen Sie einmalig für jeden Textdateityp eine Importdefinition festlegen. Für weitere Importe desselben Textdateityps können Sie dann auf diese Definition zurückgreifen.

Voraussetzung:

  • Sie haben die Daten als Textdatei exportiert.

So legen Sie eine Importdefinition fest:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Import Textdateien.
    Eine Liste der vorhandenen Importdefinitionen wird angezeigt. Die in der Spalte System mit einem Schloss gekennzeichneten Einträge sind mitgelieferte Importdefinitionen für bestimmte Anwendungen und Zwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

    Sie können eine Importdefinition duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition verwenden.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, um eine neue Importdefinition zu erstellen.

  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Importdefinition ein.

  4. Wählen Sie unter Bereich die Art der Importdaten aus:

    • Fahrer

    • Fahrzeuge

    • Fahrten

    • Fahrtvorlagen

    • Reisevorlagen

    • Konten

    • Länder

    • Belege

  5. Klicken Sie auf Datei... und wählen Sie die Textdatei aus, für die Sie die Importdefinition erstellen möchten.
    Die Datei wird geladen und eine Vorschau angezeigt (max. 50 Zeilen).

  6. Nehmen Sie anhand der Vorschau die folgenden Einstellungen vor.
    Bei Unklarheit über die Feld- und Datensatztrennzeichen (diese sind in einem Texteditor als Steuerzeichen meist nicht sichtbar) kann ein Hex-Editor Auskunft geben. Im Zweifelsfall können Sie die vorhandenen Möglichkeiten auch einfach ausprobieren. Sind die Einstellungen korrekt, werden die Daten in separaten Datensätzen (Zeilen) und Datenfeldern (Spalten) angezeigt. Sind die Einstellungen nicht korrekt, werden keine Datensätze oder alle Daten in einer einzigen Spalte oder Zeile angezeigt.

    1. Trennzeichen für Felder: Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Zur Auswahl stehen Tabulator, Komma und Semikolon.

    2. Trennzeichen für Datensätze: Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Zur Auswahl stehen CR, LF und CRLF.

    3. Text in Anführungszeichen: Wählen Sie anhand der Vorschau aus, ob die Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind. Zur Auswahl stehen Keine, Einfach ' oder Doppelt ".

    4. Zeichensatz für: Legen Sie die Zeichenkodierung für die Exportdatei fest, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Zur Auswahl stehen MacRoman (OS X), IsoLatin1 (Windows) und UTF8.

    5. Importdatei in Archiv verschieben: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie regelmäßig Daten aus einem anderen Programm übernehmen.
      Wenn z. B. ein Faktura-Programm seine Buchungsdaten periodisch in einen bestimmten Ordner exportiert, welcher für Ihre MonKey Reisekosten-Installation als Importordner definiert ist, dann entstehen dort mehrere Importdateien. Es besteht jetzt die Gefahr, Dateien versehentlich mehrfach zu importieren.
      Wenn Sie die Checkbox Importdatei in Archiv verschieben aktivieren, wird jede durch einen Importvorgang verarbeitete Datei anschließend in den Ordner Importarchiv verschoben und ein mehrfacher Import damit vermieden.
      Das Importarchiv wird automatisch an folgendem Ort angelegt:

      • macOS: Benutzer/Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/

      • Windows: Benutzer/Eigene Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/
        oder ab Windows 8:
        Dieser PC/Dokumente/ProSaldo/Importarchiv/

  7. Je nach Art der Importdatei können Sie noch folgende Optionen aktivieren:

    • Fahrer, Fahrzeuge, Fahrtvorlagen, Reisevorlagen, Konten, Länder:

      1. Vorhandene [...] aktualisieren: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die vorhandenen Datensätze mit gleichem Matchcode (Fahrer), Namen (Fahrtvorlagen, Reisevorlagen, Länder), Kennzeichen oder gleicher Kontonummer mit den zu importierenden Datensätzen überschrieben.

        Fahrten können nur hinzugefügt und nicht überschrieben werden. Deshalb muss der Anfangskilometerstand der ersten zu importierenden Fahrt mit dem Endkilometerstand der letzten in MonKey Reisekosten vorhandenen Fahrt übereinstimmen.

    • Fahrten:

      1. Xml-Datei importieren: Wenn Sie ein iPhone Fahrtenbuch importieren, aktivieren Sie diese Checkbox.

        Wenn Sie ein iPhone Fahrtenbuch importieren, müssen der Fahrer und das Fahrzeug in MonKey Reisekosten entsprechend Ihrem iPhone Fahrtenbuch angelegt sein.

      2. Belege importieren: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die beim iPhone Fahrtenbuch hinterlegten Belege mit den Fahrten importiert.

  8. Ordnen Sie die Datenfelder zu.
    Wenn Sie die Feldnamen mit exportiert haben, klicken Sie auf Felder zuordnen, um die einzelnen Spalten automatisch den Datenfeldern zuzuordnen.
    Alternativ nehmen Sie die Zuordnung manuell vor:

    1. Klicken Sie in der Vorschau auf einen Spaltentitel (nur bei geladener Importdatei möglich).
      Es wird eine Auswahlliste aller noch verfügbaren Datenfelder angezeigt.

    2. Wählen Sie eine Feldbezeichnung aus, um die jeweilige Spalte diesem Datenfeld zuzuordnen.
      Jede Feldbezeichnung ist nur einmal verfügbar. Wenn Sie eine Zuordnung wieder aufheben möchten, wählen Sie kein Import. Danach steht die Feldbezeichnung wieder für andere Spalten zur Verfügung.

    3. Wenn Sie die Daten einer Spalte nicht importieren möchten, belassen Sie den Spaltentitel bei kein Import.
      images/download/attachments/22905777/NeueImportdefinitionMRH555.png

      Um die Anerkennung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt zu gewährleisten, sollten Sie beim Import von Fahrten immer das Datum der letzten Änderung (LetzteAenderung) mit importieren.

  9. Importieren ab Zeile: Legen Sie die Zeile fest, in der sich der erste zu importierende Datensatz befindet.
    Beispiel: Viele Programme exportieren in der ersten Zeile die Feldnamen. Setzen Sie in diesem Fall den Wert auf 2, um die erste Zeile zu ignorieren.

  10. Speichern Sie mit OK.

  11. Führen Sie den Importvorgang durch.

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