Dokumentation

Mahnung an Inkasso senden

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So übergeben Sie Mahnungen an Inkasso:

MonKey Office ermöglicht die schnelle und einfache Übergabe von Forderungen an ein Inkassosystem. Hierbei steht als Partner Elbe Inkasso, ein Unternehmen der Elbe Finanzgruppe zur Verfügung. Für MonKey Office Kunden fallen dabei keine Kosten an. Diese werden nach § 286 BGB nur beim Schuldner geltend gemacht. Nach einer erfolgreichen Registrierung beim Kooperationspartner Elbe Inkasso können ausgewählte Mahnungen direkt an das Inkassosystem gesendet werden.

  1. Aktivieren Sie in der Vorschlagliste die Checkbox vor allen Rechnungen, die Sie mahnen möchten.

    Um alle angezeigten Rechnungen zu selektieren oder zu deselektieren, klicken Sie mit gedrückter <alt>-Taste auf eine Checkbox.

  2. Klicken Sie auf "Ausgewählte Fälle" an Elbe Inkasso senden. Es werden die relevanten Schuldnerdaten und ein PDF der Rechnung gesendet.

    Eine einmalige, kostenlose Registrierung beim Inkassopartner Elbe Inkasso ist notwendig.


  3. Sendevorgang

    • Für einen oder mehrere offene Posten wurde eine Rechnung mit MonKey Office erstellt. Es öffnet sich ein Auswahldialog für das Druckformular der Rechnung. Verwenden Sie idealerweise das selbe Druckformular, welches Sie bei der Rechnungserstellung für den Kunden verwendet haben. Klicken Sie auf Senden.

    • Bei einem oder mehreren offenen Posten ist keine Rechnung vorhanden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

      • Brechen Sie den Sendevorgang ab und hängen Sie einem oder mehreren offenen Posten je eine Rechnung als PDF-Anhang an und markieren Sie den Anhang als Rechnung.

      • Wählen Sie ohne PDF fortfahren. Wenn Sie die Forderung ohne Rechnung senden, kann dies zu längeren Bearbeitungszeiten und möglichen Rückfragen seitens Elbe Inkasso führen.

  4. Nach der Sendung aller selektierten Vorschläge wird der Sendebericht angezeigt.

Nicht gesendete Vorschläge sind weiterhin in der Vorschlagliste sichtbar. Gesendete Mahnungen werden in der Registerkarte Gespeichert abgelegt. Die Mahnung ist gesperrt und kann nicht mehr gelöscht werden. Die Detailansicht zeigt die angemahnte Rechnung. Jede gespeicherte Mahnung hat zwei Anhänge, welche Sie über einen Doppelklick auf das Symbol in der Spalte A öffnen können. Der erste Anhang, in Form eines PDF-Dokuments, enthält die gesendete Rechnung. Der zweite Anhang (sendebericht.txt) enthält den detaillierten Sendebericht mit allen übermittelten Werten.