Dokumentation

Mit den Datensätzen arbeiten

Die Listenansicht ist ein zentrales Element in MonKey Reisekosten. Sie zeigt die Datensätze verschiedener Bereiche an, z. B. Fahrer oder Fahrzeuge. Sie können die Ansicht nach bestimmten Kritierien filtern. Außerdem können Sie über die Listenansicht neue Datensätze anlegen, bearbeiten oder löschen.

Spalten ein- oder ausblenden

Sie können in einer Listenansicht mehr oder weniger Datenspalten anzeigen.

So passen Sie die Listenansicht an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Liste.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Spaltendarstellung anpassen....
    Das folgende Fenster öffnet sich, je nach Bereich mit unterschiedlichen Optionen:

    images/download/attachments/22905721/Spaltendarstellung_anpassen.png
  3. Klicken Sie auf der linken Seite auf den gewünschten Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste auf die rechte Seite.

  4. Klicken Sie erneut auf den Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position in der Liste.

  5. Klicken Sie auf OK.
    Der Dialog wird geschlossen und Sie befinden sich wieder in der Listenansicht.

  6. Ziehen Sie ggf. die neu aktivierten Spalten auf:

    1. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Kopfzeile der Liste auf die Begrenzungslinie, an deren Position Sie die Spalte eingefügt haben.
      Der Mauszeiger wird zu einem senkrechten Strich mit Pfeil nach rechts.

    2. Klicken Sie und ziehen Sie die Spalte mit gedrückter Maustaste nach rechts auf.

    Sie können auch Spalten ausblenden, indem Sie die Spaltenbezeichnungen im Dialog Spaltendarstellung anpassen von der rechten Seite auf die linke Seite ziehen.

Listenansicht sortieren

Sie können die Listenansichten nach verschiedenen Spalten sortieren.

So sortieren Sie die Listenansicht:

  1. Klicken Sie auf einen Spaltenkopf, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren.

  2. Klicken Sie erneut auf den Spaltenkopf, um die Reihenfolge umzukehren.

Listenansicht aktualisieren

Die Listenansicht muss nach bestimmten Vorgängen aktualisiert werden, z. B. wenn Sie eine Auswertung anzeigen möchten.

So aktualisieren Sie die Listenansicht:

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf Aktualisieren.

Listenansicht filtern

Um einen besseren Überblick über Ihre Datensätze zu haben oder nur bestimmte Datensätze anzuzeigen, können Sie die Listenansicht filtern.

So filtern Sie eine Liste:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Reisekosten > Reisen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Filter.
    Die Filterpalette öffnet sich, je nach Bereich mit unterschiedlichen Optionen.

    images/download/attachments/22905721/FilterReisen.png
  3. Setzen Sie die gewünschten Optionen.

    Sie können in den Programmeinstellungen über die Checkboxen Live-Suche bei Filteränderungen festlegen, ob die Aktualisierung automatisch während der Eingabe oder manuell über die Schaltfläche Aktualisieren erfolgen soll. Über Filterpalette an Fenster andocken können Sie festlegen, ob die Filterpalette an das Hauptfenster der Firma angedockt werden soll.

  4. Klicken Sie oben links auf das Plus, um weitere Filteroptionen hinzufügen (falls verfügbar).

    Klicken Sie in der Menüleiste auf Darstellung > Infoleiste einblenden, um die aktuellen Filtereinstellungen in der Infoleiste am unteren Rand des Firmenfensters anzuzeigen.

    Bevor Sie in einem anderen Bereich des Programms weiterarbeiten, klicken Sie im Filter auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen, da die Filtereinstellungen beim Verlassen eines Bereichs erhalten bleiben. Dies kann dazu führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt Datensätze ungewollt ausgeblendet werden.

Filterset speichern

Häufig benutzte Kombinationen von Filteroptionen können Sie auch als Filterset speichern und so zukünftig schneller filtern.

So speichern Sie ein Filterset:

  1. Setzen Sie die gewünschten Filteroptionen.

  2. Klicken Sie in der Filterpalette auf Sichern....

  3. Geben Sie einen Namen für das Filterset ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Ab sofort können Sie das Filterset in der Filterpalette über die Schaltfläche Filterset aufrufen und anwenden.

Neuen Datensatz anlegen

So legen Sie einen neuen Datensatz an:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Reisekosten > Reisen.

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

  3. Geben Sie Ihre Daten ein.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Datensatz zu speichern.

Um einen neuen Datensatz schneller zu erstellen, können Sie einen vorhandenen Datensatz duplizieren, bearbeiten und dann als "neuen" Datensatz speichern.

Datensatz bearbeiten

So bearbeiten Sie einen Datensatz:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Reisekosten > Reisen.

  2. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten.
    Der Bearbeitungsdialog wird geöffnet.

    Alternativ können Sie den Dialog folgendermaßen öffnen:

    • Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion > Bearbeiten....

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datensatz und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten....

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie mit OK.

Datensatz löschen

Sie können einen Datensatz nur löschen, wenn er in keinem Vorgang verwendet wird, d. h. zum Beispiel bei Fahrten, dass diese nicht in einer Reise verwendet werden. Für Fahrten gilt außerdem, dass immer nur die letzte Fahrt in einem Fahrtenbuch gelöscht werden kann.

So löschen Sie einen Datensatz:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Fahrtenbuch > Fahrten.

  2. Markieren Sie den gewünschten Eintrag.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Löschen.

  4. Um diesen Datensatz unwiderruflich zu löschen, bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Datensätze drucken

Sie können verschiedene Arten von Datensatzlisten drucken (kompakt/ausführlich) oder nur bestimmte Datensätze drucken.

Voraussetzung:

So drucken Sie eine Datensatzliste:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Reisekosten > Reisen.

  2. Filtern Sie die Ansicht oder klicken Sie mit gedrückter Umschalttaste auf alle Datensätze, die Sie drucken möchten.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken.

  4. Klicken Sie je nach gewünschter Art der Datensatzliste auf das entsprechende Formular.
    Je nach Datensatztyp stehen Ihnen hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

    Klicken Sie auf Vorschau..., um eine Vorschau des Ausdrucks anzuzeigen.

  5. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • PDF...: Sie können die Datensätze als PDF-Dokument speichern.

    • E-Mail...: Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster, mit dem Sie die Datensätze direkt aus MonKey Reisekosten als PDF-Dokument per E-Mail versenden können.

      Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie einen E-Mail-Account zum Versenden von E-Mails konfiguriert haben.

    • Drucken...: Sie können die Datensätze über Ihren lokal eingerichteten Drucker ausdrucken.

Datensatz duplizieren

Um einen neuen Datensatz schneller zu erstellen, können Sie einen vorhandenen Datensatz duplizieren, das Duplikat bearbeiten und dann unter einem anderen Namen speichern.

So duplizieren Sie einen Datensatz:

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Bereich, z. B. Reisekosten > Reisen.

  2. Markieren Sie den gewünschten Eintrag.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Duplizieren.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

  5. Speichern Sie mit OK.