Dokumentation

Neuer Brief

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  • Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Office > Briefe und klicken Sie in der Toolbar auf > Neu.

  • Der Eingabedialog "Neuer Brief " - Bereich Kennzeichen wird geöffnet.

Kennzeichen

  1. Brief-Nr. (Auto): Die Briefnummer wird automatisch erzeugt.
    Bei Bedarf kann diese angepasst werden unter Vorgaben > Nummernkreise.
    Brief-Nr.(Manuell): Die Briefnummer kann frei eingetragen werden.

  2. Vorlage wählen... klicken Sie auf den Button,

    1. Klicken Sie auf den Button, um den Auswahlassistent "Briefvorlage auswählen" zu öffnen.

    2. Markieren Sie eine Vorlage und übernehmen mit OK.

  3. Entwurf:

    • Setzen Sie den Haken, wird die Brief-Nr. (Auto) bzw. Brief-Nr.(Manuell) entfernt.

    • Entfernen Sie den Haken, wird die folgende Brief-Nr.(Auto) vergeben, oder Sie tragen eine eigene Brief-Nr.(Manuell) ein.

  4. Art: Wählen Sie zur internen Information die Art des Briefes aus.

  5. Serienbrief:

    • Setzen Sie den Haken, wird bei dem Empfänger, die "Adressliste für mehrere Empfänger" aktiviert.

    1. Plus, der Auswahlassistent "Adresse auswählen" geöffnet.

    2. Das Dropdown-Menü "Kategorie" bzw. "Filterset" im Auswahlassistenten, ermöglicht die Eingrenzung der Listenansicht.

    3. Markieren Sie eine oder mehrere Adressen und übernehmen mit OK.

    4. Die Anrede wird aus den Adressen übernommen.

    5. Im Bereich Brieftext > Anrede kann eine einheitliche Anrede eingetragen werden.

    6. Minus, eine markierte Adresse wird aus der Adressliste entfernt.

  6. Datum: Das aktuelle Datum wird voreingetragen und kann angepasst werden.

  7. Empfänger:

    • Der Auswahlassistent "Adresse auswählen" wird geöffnet indem Sie:

      1. die ersten Buchstaben des Empfängers

      2. die Personenkonto-Nr. oder

      3. die ADR-Nr. eingeben.

    • Wählen Sie eine Adresse und speichern mit OK.

    • Zur Bearbeitung der gewählten Adresse, klicken Sie auf das Symbol images/download/thumbnails/27461351/IconEdit@2x.png neben dem Eingabefeld.

    • Plus, neben dem leeren Eingabefeld klicken Sie auf das Plus für eine neue Adresse.

  8. Ansprechpartner: Wählen Sie einen angelegten Ansprechpartner aus.

  9. Anschrift: , E-Mail: und Fax: Werden aus der Adresse übernommen und können ggf. angepasst werden.

  10. Bearbeiter: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Benutzer, tragen Sie einen Namen ein oder leeren Sie das Feld.

  11. Für Rückfragen angeben - aktivieren Sie die Checkbox, wenn diese Angabe in der PDF-Ausgabe bzw. Druck erscheinen soll.

  12. Kategorien:

    • Sind frei definierbar und können in beliebiger Anzahl zugeordnet werden.

    • Sind nach dem ersten Speichern über die Combo-Box abrufbar.

    • Zum Entfernen aus der Combo-Box, muss die Kategorie (X) aus allen Briefen entfernt werden.

    • Filtern Sie die Listenansicht nach der Kategorie (X).

    • Arbeiten Sie dann ggf. dem Befehl Mehrere ändern.... .

  13. Projekt:

    • Der Auswahlassistent "Projekt auswählen" wird geöffnet indem Sie:

      1. auf den Pfeil neben dem Leerfeld klicken

      2. die ersten Buchstaben des Projektes oder

      3. die Projekt-Nr. in das Leerfeld eingeben.

    • Wählen Sie eine Projekt und speichern mit OK.

    • Zur Bearbeitung des gewählten Projektes, klicken Sie auf das Symbol images/download/thumbnails/27461351/IconEdit@2x.png neben dem Eingabefeld.

    • Plus, neben dem leeren Eingabefeld klicken Sie auf das Plus für eine neues Projekt.

  14. Als Vorlage verwenden:

    • Aktivieren Sie die Checkbox, wird die Brief-Nr. (Auto) oder Brief-Nr.(Manuell) entfernt.

    1. Das Feld neben der Checkbox wird mit dem Haken aktiviert.

    2. Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen.

    3. Nach dem Speichern, kann diese unter Vorlage wählen... abgerufen werden.

  15. Bearbeiten Sie die folgenden Bereiche und speichern mit OK.

Brieftext

  1. Betreff: Geben Sie einen Betreff an.

  2. Anrede: - klicken Sie auf das Plus wird der Auswahlassistent "Adresse auswählen" geöffnet.

    • Tragen Sie in das freie Feld eine Anrede ein, bzw. überschreiben Sie den Eintrag.

    • Für den Serienbrief kann hier eine Anrede für alle Empfänger festgelegt werden.

    • Oder Sie übernehmen Ihre Vorgaben aus der Adresse ggf. mit dem Ansprechpartner.

      1. Aus den Stammdaten > Adresse > Bereich Rechnungsanschrift:

        • Anrede: und Nachnamen:

        • Briefanrede: und Briefgruß:

      2. Aus den Stammdaten > Adresse > Bereich Ansprechpartner:

        • Anrede:, Nachnamen: und Briefanrede:

  3. Brieftext: Verfassen Sie einen Text.

  4. Grußformel:

    • Tragen Sie in das freie Feld Ihre Grußformel ein.

    • Oder übernehmen Sie den Briefgruß mit der Adresse.

  5. Wechseln Sie in die Bereiche Notizen und Anhänge.

Notizen und Anhänge

  • Notizen - interne Notizen erscheinen nicht auf dem Briefdruck .

  • Anhänge - Dokumente oder Links können hinterlegt werden.

Nachdem Bearbeiten der Bereiche und speichern mit OK.