Dokumentation

Neuer Brief

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  • Klicken Sie in der Seitenleiste auf den Bereich Office > Briefe und in der Toolbar auf > Neu.

  • Der Eingabedialog > Neuer Brief > Bereich Kennzeichen wird geöffnet.

Kennzeichen

  1. Brief-Nr. (Auto): Die Briefnummer wird automatisch erzeugt.
    Bei Bedarf kann diese angepasst werden unter Vorgaben > Nummernkreise.
    Brief-Nr.(Manuell): Die Briefnummer kann frei eingetragen werden.

  2. Vorlage wählen... klicken Sie auf den Button,
    wird der Auswahlassistent "Briefvorlage auswählen" geöffnet.
    Markieren Sie eine Vorlage und übernehmen mit OK.

  3. Entwurf: Haben Sie den Haken -

    • gesetzt, wird die Brief-Nr. (Auto) bzw. Brief-Nr.(Manuell) entfernt.

    • entfernt,wird die folgende Brief-Nr.(Auto) vergeben,
      oder Sie tragen eine eigene Brief-Nr.(Manuell) ein.

  4. Art: Wählen Sie zur internen Information die Art des Briefes aus.

  5. Serienbrief - setzen Sie den Haken wird,
    bei dem Empfänger, die Adressliste für mehrere Empfänger aktiviert.

  6. Mit dem Plus wird der Auswahlassistent "Adresse auswählen" geöffnet.

  7. Das Drop-down-Menü Kategorie bzw. Filterset im Auswahlassistenten,
    ermöglicht die Eingrenzung der Listenansicht.

  8. Markieren Sie eine oder mehrere Adressen und übernehmen mit OK.

  9. Die Anrede wird aus den Adressen übernommen.
    Im Bereich Brieftext > Anrede kann eine einheitliche Anrede eingetragen werden.

  10. Mit dem Minus, wird die markierte Adresse aus der Adressliste entfernt.

  11. Datum: Das aktuelle Datum wird voreingetragen und kann angepasst werden.

  12. Empfänger:

    • Geben Sie die ersten Buchstaben des Empfängers, die Personenkonto-Nr. oder die ADR-Nr. ein,
      der Auswahlassistent "Adresse auswählen" wird geöffnet.
      Oder klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld,
      um den Auswahlassistenten "Adresse auswählen" zu öffnen.
      Wählen Sie die gewünschte Adresse > und speichern mit OK.

    • Zur Bearbeitung der gewählten Adresse,
      klicken Sie auf das Symbol images/download/thumbnails/27461351/IconEdit@2x.png neben dem Eingabefeld.

    • Für eine neue Adresse, klicken Sie auf das Plus, neben dem leeren Eingabefeld.

  13. Ansprechpartner: Wählen Sie einen angelegten Ansprechpartner aus.

  14. Anschrift: , E-Mail: und Fax:
    Werden aus der Adresse übernommen und können ggf. angepasst werden.

  15. Bearbeiter: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Benutzer,
    tragen Sie einen Namen ein oder leeren Sie das Feld.

  16. Für Rückfragen angeben - aktivieren Sie die Checkbox,
    wenn diese Angabe in der PDF-Ausgabe bzw. Druck erscheinen soll.

  17. Kategorien:

    • sind frei definierbar und können in beliebiger Anzahl zugeordnet werden.

    • sind nach dem ersten Speichern über die Combo-Box abrufbar.

    • Zum Entfernen aus der Combo-Box, muss die Kategorie (X) aus allen Briefen entfernt werden.

    • Filtern Sie die Listenansicht nach der Kategorie (X).

    • Arbeiten Sie dann ggf. dem Befehl Mehrere ändern.... .

  18. Projekt:

    • Geben Sie die ersten Buchstaben des Projektes oder die PRJ-Nr. ein,
      der Auswahlassistent "Projekt auswählen" wird geöffnet.
      Oder klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld,
      um der Auswahlassistenten "Projekt auswählen" zu öffnen.
      Wählen Sie das gewünschte Projekt > und speichern mit OK.

    • Zur Bearbeitung des gewählten Projektes,
      klicken Sie auf das Symbol images/download/thumbnails/27461351/IconEdit@2x.png neben dem Eingabefeld.

    • Für eine neues Projekt, klicken Sie auf das Plus, neben dem leeren Eingabefeld.

  19. Als Vorlage verwenden: Aktivieren Sie die Checkbox,
    wird die Brief-Nr. (Auto) oder Brief-Nr.(Manuell) entfernt.
    Das Feld neben der Checkbox wird mit dem Haken aktiviert,
    geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen.

  20. Nach dem Speichern, kann diese unter Vorlage wählen... abgerufen werden.

  21. Bearbeiten Sie die folgenden Bereiche und speichern mit OK.

Brieftext

  1. Betreff: Geben Sie einen Betreff an.

  2. Anrede: Tragen Sie in das freie Feld eine Anrede ein, bzw. überschreiben Sie den Eintrag.
    Für den Serienbrief kann hier eine Anrede für alle Empfänger festgelegt werden.
    Oder Sie übernehmen Ihre Vorgaben aus der Adresse ggf. mit dem Ansprechpartner.
    Aus den Stammdaten > Adresse > Bereich Rechnungsanschrift:

    • Anrede: und Nachnamen:

    • Briefanrede: und Briefgruß:

    Aus den Stammdaten > Adresse > Bereich Ansprechpartner:

    • Anrede:, Nachnamen: und Briefanrede:

  3. Brieftext: Verfassen Sie einen Text.

  4. Grußformel: Tragen Sie in das freie Feld Ihre Grußformel ein.
    Oder übernehmen Sie mit der Adresse Ihre Vorgaben,
    aus den Stammdaten > Adresse > Bereich Rechnungsanschrift:

    • Briefgruß:

  5. Wechseln Sie in die Bereiche Notizen und Anhänge.

Notizen und Anhänge

  • Notizen - interne Notizen erscheinen nicht auf dem Briefdruck .

  • Anhänge - Dokumente oder Links können hinterlegt werden.

Nachdem Bearbeiten der Bereiche und speichern mit OK.