Schritt 6: Buchungen an MonKey Office übergeben

Sie können die durch Belege erzeugte Buchungliste direkt als Buchungen an MonKey Office übergeben. Dabei werden die unter Stammdaten > Kontenfunktionen festgelegten Verrechnungskonten verwendet.

Voraussetzungen:

• MonKey Office ab Version 18.

• Die Option Datenaustausch mit MonKey Reisekosten muss in den Einstellungen von MonKey Office aktiviert sein.

• In MonKey Office muss für den Benutzer das Zugriffsrecht für den Datenaustausch mit MonKey Reisekosten vergeben sein.

• MonKey Office muss geöffnet sein.

So übergeben Sie die Buchungsvorschläge an MonKey Office:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Export MonKey Office.

2. Geben Sie die Anmeldedaten des Benutzers für MonKey Office ein und klicken Sie auf Weiter.

3. Wählen Sie die Firma aus, in die importiert werden soll.

4. Wählen Sie die Firma aus, in die importiert werden soll.

5. Legen Sie den Bereich fest, dessen Buchungen exportiert werden sollen:

   • Reisekosten

   • Belege

   • Fahrten

   Die weiteren Einstellungsmöglichkeiten für den Export richten sich nach der Auswahl des ausgewählten Bereiches.

6. Legen Sie den Zeitraum fest, für den die Buchungen exportiert werden sollen.

7. Wählen Sie den Status aus, um zu verhindern, dass durch mehrfach exportierte Datensätze Dubletten von Buchungssätzen erzeugt werden.

8. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Bei Fehlern den Import-Vorgang abbrechen.
   Ist diese Option nicht aktiviert, erfolgt ggf. ein Teilimport mit allen fehlerfreien Datensätzen.

9. Klicken Sie auf Weiter.

10. Legen Sie fest, welches Buchungsdatum verwendet werden soll:

    • Das jeweilige Datum des letzten Reisetags

    • Das Datum des Exports

    • Ein frei definierbares Datum

    • Bei Belegen das Belegdatum

11. Legen Sie fest, ob die in MonKey Reisekosten optional vergebene Belegnummer mit exportiert werden soll.

12. Legen Sie den Nummernkreis fest:

    • Standard

    • Reisekosten

    • Freie Eingabe

13. Legen Sie fest, welche Daten die Referenznummer enthalten soll:

    • Die Reisenummer

    • Einen frei definierbaren Text

    • Bei Belegen die Beleg-Referenz

14. Legen Sie fest, welche Daten der Buchungstext enthalten soll:

    • Den Reisetitel

    • Die Reisenummer

    • Den Namen des Reisenden

    • Die Notiz

15. Aktivieren Sie die Checkbox Buchungszeilen: Einzeilig, um Splittbuchungen als einzelne Buchungszeilen und nicht als Splittbuchung an MonKey Office zu übergeben.

16. Klicken Sie auf Exportieren.
    Die Buchungen werden in MonKey Office importiert und eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt.

Die importierten Buchungen sehen Sie in MonKey Office unter Buchhaltung > Soll-/Haben-Buchungen bzw. Einnahmen & Ausgaben.