Textdateien

Mit Import- und Exportfunktionen werden Daten zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei oftmals identisch:
Das Programm, welches die Daten zur Verfügung stellt, exportiert diese in eine Datei, wobei der Name und Speicherort dieser Exportdatei zumeist vom Benutzer festgelegt wird. In vielen Fällen kann bzw. muss der Inhalt der Exportdatei ebenfalls vom Benutzer definiert werden, dies betrifft einerseits die enthaltenen Datenfelder (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum) und andererseits die enthaltenen Datensätze (z. B. Lehmann, Müller und Schulz, aber nicht Friedrich und Meier). Festgelegt werden muss in jedem Fall noch das Datenformat für den Export (z. B. Textformat, Felder mit Tabulator getrennt, Datensätze mit Zeilenumbruch getrennt).
Für den Import in ein anderes Programm muss dieses also wissen, wo sich die zu importierende Datei befindet, in welchem Datenformat und mit welchen Datenfeldern diese aufgebaut ist. Ohne exakte Übereinstimmungen in diesen Parametern wird ein erfolgreicher Datenaustausch nicht möglich sein. Auch muss die Art der Daten (wie z. B. Statusfelder) den Anforderungen des importierenden Programms genügen. Wenn also z. B. beim Export ein Kunde mit der Kategorie "K" und ein Lieferant mit der Kategorie "L" versehen wird und das importierende Programm Kunden mit einer "1" und Lieferanten mit einer "2" erwartet, dann wird hier eine sinnvolle Zuordnung nicht möglich sein bzw. der Import als fehlerhaft abgebrochen werden.

In MonKey Office besteht ein Import bzw. Export von Textdateien deshalb aus zwei Schritten:

1. Die Import- bzw. Exportdefinition festlegen

2. Den Import- bzw. Exportvorgang ausführen