Vorlagen

Innerhalb derselben MonKey Office-Datenbank können Sie allgemeine Daten, wie z. B. Adressen, Artikel oder Importdefinitionen, aus einer anderen Firma importieren. Sie können auch Stammdatenvorlagen manuell und selektiv importieren, z. B. nach einem Programmupdate (alternativ zum Aktualisierungs-Assistenten).

So importieren Sie Stammdaten und Vorgaben aus einer anderen Firma innerhalb derselben MonKey Office-Datenbank:

1. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Datenbank.

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Import Vorlagen.

3. Klicken Sie unter Quelle > Vorhandene Firma auf die gewünschte Firma.
   Im rechten Teil des Fensters wird eine Liste der importierbaren Bereiche dieser Vorlage angezeigt.

4. Wählen Sie die Bereiche aus, die importiert werden sollen:

   • Um ausschließlich neue Elemente eines Stammdatenbereichs zu übernehmen (z. B. neue Konten) – ohne die bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie nur die Checkbox in der Spalte Bereich.

   • Um neue Elemente zu übernehmen und auch bereits vorhandene Elemente eines Stammdatenbereichs zu aktualisieren – und damit auch alle bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Bereich und zusätzlich die Checkbox in der Spalte Aktualisieren.

   Konten, Kontenstruktur, Kontenfunktionen, Steuersätze und REWE-Vorgaben sollten Sie nicht übernehmen, da die Buchhaltung sonst unbrauchbar werden kann.

   

5. Klicken Sie auf Importieren.
   Der Importvorgang wird ausgeführt und anschließend das Protokoll angezeigt.

So aktualisieren Sie die Stammdaten aus einer Kontenrahmenvorlage:

1. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Datenbank.

   Wenn Sie eine falsche und nicht zum aktuellen Kontenplan passende Vorlage auswählen, kann die Buchhaltung dadurch unbrauchbar werden. Daher ist eine Datensicherung extrem wichtig, um ggf. wieder auf den alten Stand zurückzukommen.

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Import & Export > Import Vorlagen.

3. Klicken Sie in der Spalte Quelle auf die Vorlage für den Kontenrahmen, den Sie beim Einrichten der Firma gewählt haben.

   Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Firmenfensters auf das Info-Symbol, um zu sehen, welche Kontenrahmenvorlage die Firma verwendet.

   Im rechten Teil des Fensters wird eine Liste der importierbaren Bereiche dieser Vorlage angezeigt.

4. Wählen Sie die Bereiche aus, die importiert werden sollen:

   • Um ausschließlich neue Elemente eines Stammdatenbereichs zu übernehmen (z. B. neue Konten) – ohne die bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie nur die Checkbox in der Spalte Bereich.

   • Um neue Elemente zu übernehmen und auch bereits vorhandene Elemente eines Stammdatenbereichs zu aktualisieren – und damit auch alle bisher eingegebenen Daten zu überschreiben – aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Bereich und zusätzlich die Checkbox in der Spalte Aktualisieren.

5. Klicken Sie auf Importieren.
   Der Importvorgang wird ausgeführt und anschließend das Protokoll angezeigt.